隨著(zhù)社會(huì )經(jīng)濟的快速發(fā)展，落后的辦公方式與龐大的信息量之間形成了尖銳的矛眉。過(guò)去一直采用粗放型模式，即增加辦公人員和辦公費用作為解決這一問(wèn)題的推手，導致企業(yè)成本大幅增加。數字化檔案管理系統使傳統的紙質(zhì)檔案信息對象變成了機器可讀的檔案，不僅節省了存儲成本和占地面積，查閱起來(lái)也非常的方便快捷，從而避免了重復打印材料造成的紙張和人員的浪費。

數字化檔案管理系統使資料能及時(shí)歸檔，井能盡快投入使用。以人事檔案管理為例，因為企業(yè)的管理對象眾多，流動(dòng)性強，如員工的出廠(chǎng)、退休、調動(dòng)等。為了準確統計和動(dòng)態(tài)了解這些情況，按照過(guò)去傳統的管理方法，得要“歸檔”后才能查出來(lái)，而網(wǎng)絡(luò )計算機管理的數字檔案可以準確反映現狀。同時(shí)，數字化的檔案管理使信息查詢(xún)變得非常簡(jiǎn)單，真的使上班族足不出戶(hù)就能了解世界大事。由于信息的時(shí)空流動(dòng)，數字檔案館實(shí)際上成為了“沒(méi)有圍墻的檔案館”，檔案館從文件實(shí)體的存儲基地變成了提供便利利用的信息控制中間。

檔案信息數字化是隨著(zhù)計算機網(wǎng)絡(luò )技術(shù)、數據庫技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的新的檔案信息形式。數字化檔案管理系統將分散在不同載體、不同地理位置的信息資源以數字形式存儲起來(lái)，并以網(wǎng)絡(luò )化的方式相互連接，以便及時(shí)利用，實(shí)現資源共享。