狹義的數字檔案館是一個(gè)實(shí)體和組織的概念，它代表了檔案信息環(huán)境和檔案基礎設施的建設，包括硬件和軟件系統的設計和組織。其任務(wù)是圖書(shū)館檔案的數字化，涉及檔案信息的收集、整理、存儲、檢索和傳播的全過(guò)程。

廣義數字檔案館是網(wǎng)絡(luò )環(huán)境下的數字檔案信息資源共享系統，是一種面向對象的分布式結構模式。廣義的數字檔案館可以理解為由許多檔案資源庫和檔案信息資源處理中間組成的數字檔案館群，是一個(gè)信息空間，遵循共同的協(xié)議存儲和利用檔案信息資源，旨在共享數字檔案信息，是數字檔案館建設的高等階段。

根據國家檔案局的相關(guān)要求，存儲、處理和應用檔案信息的計算機應在與互聯(lián)網(wǎng)完全物理隔離的內網(wǎng)中進(jìn)行。如果應用機需要上外網(wǎng)，得要安裝符合保密部門(mén)確認的物理隔離卡。外網(wǎng)內機器的硬盤(pán)嚴禁存有任何檔案信息。沒(méi)有檔案信息管理網(wǎng)絡(luò )的，檔案信息管理計算機不得聯(lián)網(wǎng)。根據要求，需要“物理隔離”，但不允許“邏輯隔離”。

隨著(zhù)網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的發(fā)展，黑客技術(shù)已經(jīng)非常成熟。隨著(zhù)人們上網(wǎng)越來(lái)越頻繁，被植入病毒或木馬的幾率也越來(lái)越大。設置安全有效的密碼可以在一定程度上避免這些危險。

管理檔案信息的計算機應當按照安全保密的原則，規范管理檔案信息和出入庫文件。他們要在非系統盤(pán)建立相關(guān)文件夾，并根據自己的管理特點(diǎn)建立文件夾進(jìn)行管理。避免將相關(guān)信息和文件存儲在系統桌面上，以防止系統恢復時(shí)文件丟失。