一、什么是檔案數字化加工

　　檔案數字化是隨著(zhù)計算機技術(shù)、掃描技術(shù)、OCR技術(shù)、數學(xué)攝影技術(shù)(錄音、錄像)、數據庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)的發(fā)展而產(chǎn)生的一種新型檔案信息形態(tài)，它把各種載體的檔案資源轉化為數字化的檔案信息，以數字化的形式存儲，網(wǎng)絡(luò )化的形式互相連接，利用計算機系統進(jìn)行管理，形成一個(gè)有序結構的檔案信息庫，及時(shí)提供利用，實(shí)現資源共享。

　　二、為什么要開(kāi)展紙質(zhì)檔案數字化

　　1、社會(huì )發(fā)展的需要

　　2、企事業(yè)單位工作的需要

　　3、檔案業(yè)務(wù)的需要

　　三、檔案數字化的意義

　　1、檔案數字化能改善檔案的利用方式；

　　2、檔案數字化能有效地保護檔案原件;

　　3、檔案數字化是檔案信息化建設重要內容，而檔案信息化建設的核心是資源建設；

　　4、檔案數字化是傳統檔案館走向數字檔案館的必經(jīng)之路。

　　四、檔案數字化的主要內容

　　1、檔案目錄信息的數字化，建立檔案目錄數據庫;

　　2、檔案專(zhuān)題信息的采集與建庫;

　　3、載體檔案的數字化，如紙質(zhì)檔案、檔案縮微品、照片檔案及錄音錄像檔案等的數字化，建立檔案影像數據庫或多媒體數據庫。

　　五、依據

　　1、《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》

　　2、 DA/T31-2005

　　3、 2005-04-30發(fā)布

　　4、 2005-09-01實(shí)施

　　5、 國家檔案局發(fā)布

　　六、檔案數字化加工術(shù)語(yǔ)

　　1、數字圖像:表示實(shí)物圖像的整數陣列。

　　2、黑白二值圖像:只有黑白兩級灰度的數字圖像。

　　3、連續色調靜態(tài)圖像:以多于兩級灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數字圖像。在紙質(zhì)檔案數字化過(guò)程中，通常表現為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。

　　4、分辨率:單位長(cháng)度內圖像包含的點(diǎn)數或像素數，一般用每英寸點(diǎn)數(dpi)表示。

　　5、失真度:對檔案進(jìn)行數字化轉換后，數字圖像與檔案原件在色彩幾何等方面的偏離程度。

　　6、圖像壓縮:消除圖像冗余或對圖像近似的任一種過(guò)程，其目的是對圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數字化過(guò)程中，較常見(jiàn)的有 TIFF(G4)、IPEG等壓縮格式。

　　七、檔案數字化加工前的準備

　　在開(kāi)始加工之前，為了避免出現差錯，提高工作的效率，保證數字化加工以后利用的準確及便捷，要做好以下幾項準備工作(也稱(chēng)預處理):

　　1、對所需錄入的目錄先檢查一遍，看是否存在缺頁(yè)和順序號不連續的情況。

　　2、將目錄與卷內目錄及原文核對一遍，看兩者是否存在不一致的情況，發(fā)現問(wèn)題及時(shí)修改，完全一致后再進(jìn)行工作，避免在錄入和掃描過(guò)程中出現差錯。

　　3、對于所要掃描的案卷需要在正式開(kāi)始掃描以前檢查一遍，檢查卷內實(shí)際頁(yè)數與卷面上的頁(yè)數是否相符，卷內頁(yè)號是否能連續，如不能連續需重新編號，以確保掃描過(guò)程中貨號能夠連續。

　　八、檔案數字化加工流程

　　整個(gè)掃描加工過(guò)程包括多道工序，依次是:整理、整理質(zhì)檢、掃描、排序(修圖)、 初檢、復檢、抽檢、檔案還原、檔案還原質(zhì)檢。各工序之間支持“工序回饋”。這些工序有機的組成了一個(gè)完整的掃描加工流程