人事檔案作為組織部門(mén)對每個(gè)人信息記錄的重要載體，它不僅是記載一個(gè)人經(jīng)歷的準確完整信息，也是組織對一個(gè)人全面考察和了解的重要參考依據。人事檔案制度自20世紀50年代產(chǎn)生以來(lái)，對我國的各項建設、干部管理、國家安全等方面做出了重要貢獻，近二十年來(lái)，信息技術(shù)的發(fā)展和普及，徹底改變了人們的工作和生活方式，也對人事檔案管理的方式和方法產(chǎn)生了巨大影響，近幾年高速掃描儀，高清晰度拍照儀器運用于檔案管理中，使人事檔案數字化變成人才信息資源庫進(jìn)行科學(xué)管理、合理利用成為可能?，F以所在單位開(kāi)展的人事檔案數字化工作為基礎，談?wù)勗谕七M(jìn)人事檔案數字化工作進(jìn)程中的幾點(diǎn)體會(huì )。

　　一、提高人事檔案管理人員的責任感和信息意識，是人事檔案數字化工作順利憲成的前提。

　　檔案管理人員是檔案數字化建設的基本力量，他們的工作效率和能動(dòng)性關(guān)系到數字化工作的成敗。只有讓檔案管理人員在思想上樹(shù)立檔案數字化的意識，認識到檔案數字化建設的重要性，檔案管理人員才會(huì )具有強烈盼使命感和責任心，才會(huì )主動(dòng)關(guān)心檔案數字化工作，認真參加相關(guān)軟件操作和數據庫業(yè)務(wù)培訓，以積極向上的工作熱情帶動(dòng)其他借調工作人員，完成數字化過(guò)程中的各項工作任務(wù)。

　　二、采集準確完整的人事檔案信息，是人事檔案數字化工作順利完成的基礎。

　　收集人事檔案材料是人事檔案工作的基礎，隨著(zhù)工作經(jīng)歷的增加，干部在工作中形成的履歷表、考核、學(xué)歷、專(zhuān)業(yè)技術(shù)晉升、工資變動(dòng)等需要入檔的材料不斷增多，給人事檔案材料的收集帶來(lái)了較大的工作量，檔案管理人員對定期收集的零散材料，審核接收時(shí)，必須做等到甄別材料真偽，細致鑒定部門(mén)印鑒，做到取之有章，拒之有據，對內容雷同及其他不符合歸檔要求的材料要及時(shí)剔除處理，手續不全的材料堅決杜絕入庫，退回形成材料的部門(mén)進(jìn)行補辦，對分類(lèi)不準確的檔案材料進(jìn)行糾正，保證形成的人事檔案具有權威性、準確性和真實(shí)性。紙質(zhì)干部檔案各類(lèi)材料齊全，分類(lèi)規范，才可以經(jīng)過(guò)掃描或拍照，形成一本完整的電子副卷。

　　三、科學(xué)設計人員分工和工作流程，是人事檔案數字化工作順利完成的關(guān)鍵。

　　實(shí)施以專(zhuān)業(yè)帶動(dòng)非專(zhuān)業(yè)人員的工作模式。在干部檔案數字化工作的每一個(gè)小組中，檔案管理員與借調的工作人員配合，可以減少工作失誤。在干部檔案數字化工作過(guò)程中由于需要掃描的檔案件多，工作量大，所以需要大量工作人員，其中大部分是不熟悉人事檔案管理業(yè)務(wù)的工作人員，分工時(shí)每組盡量都有專(zhuān)業(yè)和非專(zhuān)業(yè)人員配合工作，以檔案員帶動(dòng)其他工作人員，遵守工作紀律，保證檔案原件無(wú)損壞，無(wú)缺失，無(wú)涂改，可以減少檔案原件不必要的磨損，延長(cháng)紙質(zhì)檔案的壽命。

　　實(shí)施紙質(zhì)檔案和電子檔案副卷“雙套制”工作模式。在干部檔案數字化工作中，或多或少的都會(huì )出現有檔案散件沒(méi)有及時(shí)歸檔的情況，應堅持紙質(zhì)檔案和數字化檔案副卷同步維護，一起管理，使二者成為緊密聯(lián)系，相互印證的統一體。首先對散件歸類(lèi)整理，然后掃描入數字化檔案，按照國家有關(guān)要求對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂整理成冊，保證了紙質(zhì)檔案和數字化檔案的一致性。

　　實(shí)施檔案掃描核查工作模式。在用高速掃描儀或高分辨率高拍儀器進(jìn)行數據輸入時(shí)，要從信息源頭抓起，建立統一的數據格式標準，每張掃描成功的電子文檔要保證圖像清晰、完整，四周沒(méi)有黑邊，留白適當，杜絕歪、斜、尺寸失真、曝光過(guò)度的圖像進(jìn)入數據庫，提高掃描圖像的質(zhì)量，保證真實(shí)還原檔案原件的面貌。每一本干部檔案電子副卷形成后，都要經(jīng)過(guò)專(zhuān)門(mén)工作人員與原件一一對照核查后才能把紙質(zhì)檔案重新裝訂成冊入庫。經(jīng)過(guò)審核，會(huì )大大減少錯誤率，避免紙質(zhì)檔案重復出庫，把高質(zhì)量的圖像存入數據庫，提高檔案數字化工作基礎數據的質(zhì)量。

　　四、保障干部檔案數字化數據安全，是人事檔案數字化工作順利完成的保證。

　　把人事檔案正本中所有內容以固定格式存入電腦后就形成了人事檔案電子副卷，形成電子副卷的數據庫后，要采用多種存儲方法保證信息安全。除了利用電腦貯存器的剩余內存保存數據信息以外，還要在相同電腦上建立備份數據庫，并購置大容量的移動(dòng)硬盤(pán)進(jìn)行備份，建立與主數據庫相脫離的備份數據庫，以上存儲設備，在工作期問(wèn)均需要定期下載和更新備份數據，形成一定數量的電子副卷后，利用刻錄機做好數據信息的DVD光盤(pán)備份，做到任何時(shí)候都同時(shí)保持兩個(gè)以上的數據庫存儲檔案電子副卷，防止主數據庫遭到損害后錄入信息缺失。干部檔案數字化工作期間，要通過(guò)設置訪(fǎng)問(wèn)權限，密碼登陸等方式做好涉密電腦的保密工作，防止不經(jīng)授權，隨意登陸越權閱檔。

　　此外工作中要科學(xué)設置安全屏障，人事檔案數字化工作中電腦專(zhuān)用，封閉運行，不與互聯(lián)網(wǎng)、內部其他網(wǎng)絡(luò )銜接，防止通過(guò)網(wǎng)絡(luò )系統非法進(jìn)入，修改損壞信息，同時(shí)在數字檔案數據庫邊界建立防火墻，有效防止移動(dòng)存儲設備侵擾破壞。

　　人事檔案數字化是建立人事檔案數據庫，實(shí)現人事檔案軟件管理的一步，是人事檔案管理現代化、信息化的基礎性工作，是適應人事制度和就業(yè)制度改革，擴大人事檔案利用范圍提高利用效率的關(guān)鍵一步，人事檔案數字化一定會(huì )為不斷進(jìn)步發(fā)展的社會(huì )提供有利的人事資源。