隨著(zhù)社會(huì )信息化的迅速發(fā)展，很多信息都以數字化的形式呈現、保存和傳輸。檔案是國家的重要信息資源，建立數字化檔案資源體系是檔案工作適應時(shí)代發(fā)展要求、滿(mǎn)足各領(lǐng)域廣泛需求的有力體現。

　　紙質(zhì)檔案數字化主要是指采用檔案掃描儀等專(zhuān)業(yè)設備對紙質(zhì)檔案進(jìn)行加工，要求一頁(yè)一頁(yè)、一件一件、一個(gè)年度一個(gè)年度進(jìn)行有序化加工。這里把紙質(zhì)檔案數字化加工工作分為掃描加工前、掃描加工中、掃描加工后三個(gè)階段，分階段進(jìn)行介紹，并提出了一些具體工作中的建議。

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　　這一階段是數字化工作開(kāi)展前的準備階段，是該項工作的起步階段也是關(guān)鍵階段，本階段的工作做好了就為后期工作打下良好基礎。準備的內容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎設施的準備、人員的準備及相應管理制度完善等。

　　1.紙質(zhì)檔案的準備。許多檔案工作人員有著(zhù)強烈的工作積極性和責任感，希望盡早把工作完成，這樣的思想是好的，但不能盲目推進(jìn)，在紙質(zhì)檔案沒(méi)有準備好之前不要進(jìn)入下一階段，在紙質(zhì)檔案已按檔案整理規則完成規范的歸檔整理后進(jìn)行。若紙質(zhì)檔案整理不合格就開(kāi)展數字化掃描，那么一旦紙質(zhì)檔案需要重新調整必然牽動(dòng)相應的數字化檔案的調整。檔案整理人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)正確排序、頁(yè)碼正確編寫(xiě)在正確位置、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確填寫(xiě)、全年檔案完成編目并準確無(wú)誤等工作，確保即將進(jìn)行數字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準確、規范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數字化加工。

　　2.基礎設施的準備。紙質(zhì)檔案數字化工作需要相應的設備和場(chǎng)所，數字化加工場(chǎng)所應空間充足，布局合理，有條件的可配備消防系統和門(mén)禁、防盜、視頻監控等安全系統。數字化加工設備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等），有條件的單位可以配置服務(wù)器、備份設備、數碼相機等，數字化加工工作同樣需要相應的軟件系統支撐，如操作系統、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來(lái)保障數字化加工工作安全有保障。

　　3.人員的準備。檔案數字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要積極向單位領(lǐng)導匯報反映此項工作的程序和需求，做好工作計劃，確定工作形式（自主加工或業(yè)務(wù)外包），制定實(shí)施方案，成立檔案數字化工作領(lǐng)導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數字化加工過(guò)程的全流程管理。

　　4.管理制度的完善?？茖W(xué)、規范、可行的工作制度能夠保障此項工作的順利有序開(kāi)展，紙質(zhì)檔案數字化加工工作涉及崗位、場(chǎng)地、設備、數據、檔案實(shí)體等，要做好這項工作，應從這幾個(gè)方面制定相應的制度，如《檔案數字化工作管理辦法》《數字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數字化驗收工作細則》《數字化工作制度》《設備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數字化工作過(guò)程嚴格執行，確保檔案的安全和工作的有機銜接。