論述文件整理的本質(zhì)

　　根據檔案管理，檔案整理是根據一定的原則和方法，對處于相對凌亂狀態(tài)的檔案進(jìn)行系統，以便于存儲和使用。一般來(lái)說(shuō)，廣義的檔案整理包括檔案鑒定.考證.編譯出版;狹義的檔案整理包括分類(lèi).立卷.編制案卷目錄.案卷排列.區分全宗等工作。就檔案實(shí)踐而言，檔案整理工作可以分為檔案整理工作和檔案整理工作。

　　檔案整理在檔案管理活動(dòng)中一直占有重要地位。它是所有檔案管理業(yè)務(wù)活動(dòng)的關(guān)鍵環(huán)節，與檔案鑒定相結合，既檢查了檔案收集的質(zhì)量，又保存了檔案。.統計.利用.編譯奠定了基礎。因此，在長(cháng)期的實(shí)踐和探索中，檔案工作者總結出一套有效的檔案整理原則和方法，并不斷科學(xué)化。.系統化和固定化。那么，形成這些文件整理原則和方法的內在原因和本質(zhì)是什么呢?本文旨在分析文件實(shí)體整理和信息整理的基礎，深入研究其整理原則和方法的內在動(dòng)機，教會(huì )文件界的同事。

　　20世紀80年代以來(lái)，《中國檔案分類(lèi)法》的出臺對檔案整理理論產(chǎn)生了影響。其本質(zhì)在于檔案信息的整理和分類(lèi)，這是檔案登錄中確定分類(lèi)號的依據，但不能像以前的檔案理論那樣具體指導檔案室和檔案館的實(shí)體分類(lèi)。因此，檔案行業(yè)提出“文件實(shí)體分類(lèi)”和“文件信息分類(lèi)”概念，前者是指檔案館.室內手工整理工作，后者主要用于檔案著(zhù)錄，編制檔案檢索工具。相應地，便有了?！皺n案實(shí)體整留'和“整理檔案信息”劃分。后續的檔案學(xué)者也對這類(lèi)二元檔案的整理進(jìn)行了許多討論。

　　檔案實(shí)體整理

　　所謂“實(shí)體”不僅包括傳統的紙質(zhì)文件，還包括電子文件。傳統觀(guān)點(diǎn)將是“經(jīng)過(guò)整理”作為文件轉換為文件的三個(gè)條件之一，這是因為無(wú)論是紙質(zhì)文件還是電子文件，只有經(jīng)過(guò)整理，才能反映出某一方面的歷史聯(lián)系，只能稱(chēng)之為未整理之前的文件?！拔募稀?，整理后才成為結構化的?！拔募到y”?！凹稀迸c“系統”不同的是，集合只需要存在一定數量的元素，而系統不僅需要包含元素，還需要按照一定的順序和結構排列元素，才能發(fā)揮整體功能。相應地，文件集只強調文件元素的存在;文件系統不僅包含文件元素的存在，還強調文件之間的結構關(guān)系。只有具有一定結構關(guān)系的文件系統(文件)才能真實(shí)反映文件之間的歷史聯(lián)系，具有記錄歷史、再現歷史的社會(huì )功能。文件之間的結構關(guān)系是文件整理重要的目的之一。

　　檔案整理的原則和方法已經(jīng)發(fā)展得相當成熟。從16世紀到19世紀，原因一直占據主導地位。1841年，法國人提出尊重全宗原則，然后去德國登記室原則，使得源頭原則初步形成。直到《荷蘭手冊》對源頭原則進(jìn)行了理論論證，確定了源頭原則作為檔案整理的基本原則的地位，并在布魯塞爾大會(huì )上得到了廣泛認可。后來(lái)，布倫內克提出了自由源原則，進(jìn)一步修正了源頭原則，并提倡將源頭與原因合作成一定比例。在蘇聯(lián)和中國的實(shí)踐文件中，.教授馮惠玲提出主.客人的概念。不難發(fā)現，如何更好地保持文件之間的歷史聯(lián)系，一直是檔案整理貫穿始終的主線(xiàn)和目標。

　　文件之間的歷史聯(lián)系，又稱(chēng)歷史聯(lián)系“內在聯(lián)系”或“有機聯(lián)系”它是文件在生成和處理過(guò)程中形成的內部關(guān)系，具體表現在來(lái)源、時(shí)間、內容和形式上，而來(lái)源之間的聯(lián)系是一位的。通過(guò)上述分析可以看出，源聯(lián)系與歷史聯(lián)系并非等價(jià)，源聯(lián)系只是歷史聯(lián)系的一種表現形式。然而，當我們討論文件實(shí)體整理的理論和實(shí)踐時(shí)，我們過(guò)于單方面強調來(lái)源聯(lián)系，用來(lái)源聯(lián)系掩蓋了更宏觀(guān)、更本質(zhì)的歷史聯(lián)系。因此，在檔案整理工作中，不僅要堅持歷史原則，還要堅持源頭原則。歷史聯(lián)系可以應用于檔案實(shí)體整理的不同層次，不僅可以應用于檔案館的一層分類(lèi)——對全宗進(jìn)行劃分，也可以應用于全宗內分類(lèi)、立卷。例如，歷史聯(lián)系中的時(shí)間聯(lián)系不僅可以作為劃分歷史檔案和現行檔案的依據，也可以根據形成時(shí)間安排某一類(lèi)檔案中的文件。此外，來(lái)源聯(lián)系不僅可以作為劃分全宗的依據，還可以指導全宗的檔案按組織分類(lèi)。