項目背景：

目前在公安的檔案系統中，使用實(shí)體檔案文件的檔案管理體系已經(jīng)很完備，其中戶(hù)籍檔案作為公安檔案重要的一部分，因涉及民生需求，查找利用率非常高，采用傳統的管理方式，暴露出很多問(wèn)題：

戶(hù)籍檔案包括了建國以來(lái)至今近70多年的檔案資料，數量非常巨大。

由于時(shí)代久遠以及保存條件的限制，1990年以前的老檔案普遍存在紙張破損問(wèn)題，影響到檔案的利用和長(cháng)期保存。

投入了大量的警力，戶(hù)籍檔案相關(guān)的工作效率仍然不高。

檔案數量逐年倍增，實(shí)體檔案的查閱變得異常復雜、存取不便。

檔案數據發(fā)掘、分析、編研等工作缺少數據信息的支持。根據檔案數字化工作 “統一領(lǐng)導、標準先行、利用優(yōu)先、分步實(shí)施，有序推進(jìn)傳統載體檔案數字化進(jìn)程” 的指導原則（國家檔案局《檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規劃》），結合公安局派出所的具體特點(diǎn)，對實(shí)體戶(hù)籍檔案進(jìn)行電子化掃描、電子目錄著(zhù)錄，逐步完善戶(hù)籍檔案的數字化管理，從根本上實(shí)現保護實(shí)體檔案，提高查證效率，進(jìn)一步提升執政為民的服務(wù)質(zhì)量。

利用范圍：

戶(hù)籍檔案查證范圍，基本涵蓋所有檔案，但由于各類(lèi)檔案分類(lèi)不同，查證用途也各有特點(diǎn)，因此在條件允許的情況下，為滿(mǎn)足多方面查證需求，應對全部戶(hù)籍檔案進(jìn)行數字化加工處理。

利用頻率：

各類(lèi)戶(hù)籍檔案查用頻率主要集中在一類(lèi)常表，其次是二類(lèi)遷移證，再次是四類(lèi)出生證和六類(lèi)身份證，然后是其他類(lèi)檔案。需要特別提出的是六類(lèi)身份證是目前社會(huì )各界輿論關(guān)注的一項主要，是佐證重復戶(hù)口，一人多戶(hù)口，隱藏戶(hù)口的一項重要歷史證據資料，對該類(lèi)檔案原件的整理，擁有相當重要的社會(huì )意義。通過(guò)以上戶(hù)籍檔案藏量、分布以及應用范圍和頻率的統計與預估，基本可以確定分類(lèi)分批的對戶(hù)籍檔案進(jìn)行數字化加工是符合實(shí)際情況的。

實(shí)體檔案情況：

老檔案外盒外皮有彎曲破損的情況，影響到內部文件的保存。

紙張受水浸、蟲(chóng)蛀、風(fēng)蝕、人為等因素有破損、分層的情況。

字跡有模糊，洇透的情況；筆跡存在多種顏色（紅黑藍）和有鉛筆筆跡的情況；存在繁體字、簡(jiǎn)化字、異體字的情況。

粘貼部分有遮蓋信息的情況。

另外傳統檔案管理模式下的查檔效率，已經(jīng)不能滿(mǎn)足人民群眾日益增長(cháng)的戶(hù)籍檔案利用需求，并且戶(hù)籍民警及檔案管理員在工作中普遍存在應接不暇、捉襟見(jiàn)肘的感覺(jué)。

具體表現：傳統模式需要單人20-30分鐘完成一份查檔需求。派出所一般配備1-2人專(zhuān)管，即同時(shí)3人上門(mén)查檔就有一位市民需要等待30分鐘左右。

傳統管理模式的工作流程為：民警需要在前臺問(wèn)詢(xún)處獲得相關(guān)檔案信息，步行進(jìn)入庫房，翻閱臺賬并在密集架上查找案卷信息，再通過(guò)卷內目錄定位到具體戶(hù)籍檔案，根據查證需求抄錄或復印原件，并復原檔案案卷。返回前臺問(wèn)詢(xún)處，填寫(xiě)并打印戶(hù)籍證明，并保留存根以備歸檔。

完成檔案的數字化工作，通過(guò)公安戶(hù)籍檔案管理系統中查詢(xún)，可以實(shí)現面對面服務(wù)，即詢(xún)即查，5分鐘以?xún)染涂梢酝瓿梢环輽n案的查證工作，而且規避因為提供信息不準出現的“反復跑庫房”。為市民節省了時(shí)間的同時(shí)，還減輕了戶(hù)籍民警的工作強度。

由于老檔案存在問(wèn)題的特殊性以及派出所戶(hù)籍工作的實(shí)際情況，決定了數字化加工需要專(zhuān)業(yè)的相關(guān)設備操作能力、瀕危檔案保護方法、檔案管理知識、圖像處理的技術(shù)，安全保密資質(zhì)等多種能力團隊的幫助。

確定工作內容：

由于戶(hù)籍檔案總體基數龐大，短期內一次性完成所有的檔案數字化加工任務(wù)難度艱巨。應該考慮根據戶(hù)籍檔案的分類(lèi)，利用范圍以及使用頻率和政策要求等因素，對戶(hù)籍檔案數字化加工項目進(jìn)行科學(xué)合理的分期分批實(shí)施。

經(jīng)過(guò)以上數據分析，一類(lèi)常表是保存量很大，使用范圍和頻率很高，而且紙張存在破損嚴重的情況，由此建議戶(hù)籍檔案中一類(lèi)常表優(yōu)先進(jìn)行數字化加工。

一類(lèi)常表中五代，目前只對遷出和死亡常表進(jìn)行歸檔組卷，還有大量的五代常表需要實(shí)時(shí)更新和變更，全部掃描會(huì )額外增加重復工作量以及修改難度。常表四代開(kāi)始使用新式表格，紙質(zhì)檔案質(zhì)量相對較好，內容填寫(xiě)規范。

相對而言，前三代常表更加急迫需要優(yōu)先進(jìn)行數字化加工，其理由如下：

前三代常表查用率相對頻繁，實(shí)際利用價(jià)值逐漸凸顯。

一代常表使用六七十年前的紙張，潮濕，蟲(chóng)害，頻繁翻閱等因素使其破損嚴重。

字跡出現褪色，洇化模糊，不易辨識。

一二代常表組卷裝盒情況較少，一般保持原貌按照街區門(mén)牌存放，臺賬目錄信息不全，不便于翻閱查詢(xún)。

前三代常表格式并不統一，有一表多人信息的情況，內容包括常表，遷移，注銷(xiāo)，變更等多種信息，檢索查證比較復雜，造成效率不高。由此，針對戶(hù)籍檔案中一大類(lèi)常住人口登記表的前三代數字化加工，進(jìn)行較為詳細的項目前期分析。

數字化加工流程

1、檔案交接

對檔案從檔案庫房借出形成登記表：

（1）將檔案從檔案庫房密集架上，按檔案案卷排列順序填單、下架、清點(diǎn),裝入有編號的檔案箱內。

（2）對接收的檔案按案卷名稱(chēng)形成其電子、紙質(zhì)目錄清點(diǎn)到卷，不出現漏登記或重復登記。

（3）對下架接收的檔案進(jìn)行核對、檢查，如有錯誤之處立即核查更正，在登記表中記錄勘誤信息。

（4）采用定期分批接收出庫和分批驗收入庫方式，要保證檔案原版原貌和原有檔案的邏輯順序。

登記表字段：序號，出庫時(shí)間，案卷編號，有無(wú)目錄，頁(yè)數，備注，勘誤，還入庫時(shí)間。

2、檔案整理

（1）打碼：

根據實(shí)際情況確定先拆卷后打碼，還是先打碼后拆卷。規定打碼時(shí)對卷內附加證明材料打碼。打碼在文件正面右上角，背面左上角，使用黑體阿拉伯數字清晰手寫(xiě)，要求準確。如果出現錯誤使用黑色筆杠掉，在附近空白處重新打碼。如果右上角沒(méi)有位置，優(yōu)先考慮在正面右上附近區域，背面同理。對單獨空白頁(yè)（表）不進(jìn)行打碼。

（2）拆卷：

1）首先要確定裝訂檔案為可拆，膠裝、粘貼的不可拆（特殊粘貼的可以拆，需要說(shuō)明）。

2）拆卷時(shí)要保證不破壞檔案實(shí)體，拆除釘書(shū)釘時(shí)用起釘器從文件反面將釘書(shū)釘打開(kāi)摘除訂書(shū)釘；拆線(xiàn)時(shí)，使用剪刀直接剪斷裝訂線(xiàn)；拆分粘貼頁(yè)時(shí)，盡量保證原文件粘貼處字跡清晰；其他固定物拆除時(shí)，需要確定拆除不影響檔案原件，盡量保證可還原，如拆除后無(wú)法還原，需要提前與主管部門(mén)協(xié)調達成一致。

3）對于不做拆卷處理的檔案，在掃描時(shí)盡量保證圖像的完整度。

3、檔案掃描

（1）總體質(zhì)量要求

1）全部采用平板掃描方式，以確保在掃描過(guò)程中不對檔案原件造成二次損傷。

2）符合國家標準《紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范》、遼寧省檔案局《遼寧省電子文件歸檔與管理暫行規定》遼檔發(fā)[2005]1號、《大連市檔案資料數字化標準》（試行）大檔發(fā)[2006]號和公安部門(mén)相關(guān)的掃描和著(zhù)錄要求。

3）保證檔案掃描圖像與原件一致、整潔、清晰。

（2）掃描技術(shù)標準

1）掃描影像的順序與計算機的著(zhù)錄順序一致，與紙質(zhì)檔案的案卷和文件的順序排列一致，不可顛倒；不能有漏掃和重頁(yè)，保證電子影像的完整齊全。

2）掃描后的影像文件要保持字跡清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、無(wú)干擾信息，黑白對比度適中，有利于排版。

3）因原件普遍存在字跡模糊，多種顏色字跡，字跡重疊，破壞嚴重等特殊情況，故統一應采用300dpi的分辨率以保證圖像清晰。

4）掃描后的影像存儲格式：統一采用彩色JPG格式保存。

（3）應掃描頁(yè)面的界定

1）有文字的常表，圖章，簽字，證明材料，都認為是“有內容”需要掃描。

2）單份紙張，正面需要掃描，背面如是表格（空表）也需要掃描。

3）掃描原件如大于A(yíng)4尺寸，按照原大小保存，且不得超出A3大小。如小于A(yíng)4格式統一保存為A4大小。

4、圖像處理

圖像處理應遵循盡量展現檔案原版原貌的原則。為確保每一幅掃描圖像的清晰、不失真，采用圖像處理軟件進(jìn)行加工處理。對掃描后形成的圖像通過(guò)計算機自動(dòng)處理和人工處理進(jìn)行逐頁(yè)糾偏、去污、去黑邊、掃描精度、對比度、亮度調節、影像的替換、插入、刪除、裁邊處理、統一版面大小、排列順序調整，還可對圖像進(jìn)行字跡銳化、去除圖像雜點(diǎn)、去除圖像局部臟點(diǎn)等處理。確保每幅圖像清晰、不失真。

（1）糾偏：采用自動(dòng)或手動(dòng)糾偏功能，調整圖像角度，以符合閱讀習慣。

（2）去污及裁邊處理：對圖像頁(yè)面中出現的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)如黑點(diǎn)、黑線(xiàn)、黑框、黑邊等應進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現檔案原貌的原則。允許存在0.2-0.5CM的黑邊白邊，以保證圖像是完整的。局部減淡：采用字跡銳化的功能，清晰字跡筆畫(huà)。去污去噪：去除圖像雜點(diǎn)，去除圖像局部臟點(diǎn)、臟斑。

5、目錄建庫及著(zhù)錄

采取兩庫模式建庫。戶(hù)籍檔案著(zhù)錄分為案卷和卷內文件著(zhù)錄，即分案卷級數據庫和卷內文件數據庫。從便于檢索查詢(xún)和檔案著(zhù)錄的角度，建議分級建庫。另外這種模式也符合目前大部分派出所戶(hù)籍檔案實(shí)體歸檔情況。雖然只針對戶(hù)籍檔案前三代加工處理分析，但也對其他分類(lèi)預留字段，本文暫不討論。另外，案卷類(lèi)別與卷內題名，涉及“類(lèi)型”的定義需要提供相關(guān)標準。

1）案卷著(zhù)錄模板說(shuō)明

表7：案卷著(zhù)錄項及說(shuō)明表

2）卷內文件著(zhù)錄模板說(shuō)明

表8：卷內文件著(zhù)錄項及說(shuō)明表

備注：“電子文件”加載注意事項：瀏覽加載掃描好的電子文件，以一戶(hù)為一個(gè)電子文檔；集體戶(hù)以一張（正、反兩頁(yè)）為一個(gè)電子文檔。

實(shí)現功能：按照代，年度，分類(lèi)，統計人數，戶(hù)數。

對修改姓名，變更姓名，改字等情況，使用姓名1+姓名2+姓名3的方式。地址同理。

3）各類(lèi)戶(hù)籍檔案著(zhù)錄字段題名的類(lèi)目名稱(chēng)

表9：“題名”類(lèi)型字段劃分表

由【表7】和【表8】的著(zhù)錄字段，估算每份戶(hù)籍檔案需要錄入311字以?xún)取?/span>

表10：著(zhù)錄量統計表

6、質(zhì)檢

以卷盒為單位，完成掃描和錄入工作后進(jìn)行質(zhì)檢工作，形成內部文件質(zhì)檢單。質(zhì)檢主要是檢查掃描所得影像和著(zhù)錄，如發(fā)現存在清晰度不夠、缺損、偏斜等情況，及時(shí)進(jìn)行重新掃描，如發(fā)現漏頁(yè)情況，及時(shí)進(jìn)行補掃。檢查著(zhù)錄信息是否輸入有誤與影像頁(yè)是否對應。確保影像文件與原檔案一致、真實(shí)有效，無(wú)非法篡改。

質(zhì)檢單表格字段：序號，完成時(shí)間，抽檢正確率，錯誤情況說(shuō)明。

7、封皮及卷內目錄制作

更換盒封皮，背脊標簽。制做封皮，背脊標簽模板和卷內目錄模板即戶(hù)主目錄表。戶(hù)主目錄表字段：序號，戶(hù)主姓名，地址，變更信息，備注，頁(yè)號。

8、重新裝卷

將折開(kāi)的案卷按原始標準重新裝訂，并交還檔案室，完成登記表內容。要求順序正確，結實(shí)美觀(guān)。裝訂時(shí)要求卷內紙張左側和底部對齊，在整理之前要查看是否有倒頁(yè)和頁(yè)碼順序混亂的現象。在原目錄之前加入新編輯目錄，粘貼新封皮及背脊標簽于原位置。

對無(wú)法還原的檔案，進(jìn)行重新訂卷，一般以打孔線(xiàn)裝為主，并粘貼新封皮及背脊標簽。

9、數據備份

（1）標準格式圖像數據：用于長(cháng)期保存的符合國家檔案局標準的單頁(yè)TIFF/JPG格式圖像。

（2）備份介質(zhì)：光盤(pán)2份與硬盤(pán)備份1份。

（3）數據檢驗：包括備份數據能否打開(kāi)、數據信息是否完整、文件數量是否準確等。

（4）備份標簽：數據備份后應在相應的備份介質(zhì)上做好標簽，以便查找和管理。

（5）備份登記：填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數字化備份管理登記表單，以便利用和管理。

公安系統部分案例展示：

湖北省公安廳

北京市公安局

重慶市公安局

廣西桂林市公安局

廣西南寧市公安局

河北省滄州市公安局

河北省泊頭市公安局

河北省滄州市公安局新華分局

河北省滄州市肅寧縣公安局

四川省自貢市公安局

四川省廣安市公安局

貴州省福泉市公安局

重慶市公安消防總隊

重慶市萬(wàn)州區公安局

重慶市公安局高新區公安分局

貴州省黔南州公安局

貴州省甕安縣公安局

貴州省黔南布依族苗族自治州公安局

貴州省遵義市公安局紅花崗分局

海南省三亞市公安局天涯分局

云南省澄江市公安局