照片檔案是指國家機構、社會(huì )組織或個(gè)人在社會(huì )活動(dòng)中直接形成的以靜止攝影影像為主要反映方式的有保存價(jià)值的歷史記錄。照片檔案一般包括底片、照片和說(shuō)明三部分。

1照片檔案搜集

01

收集范圍

1.記錄企業(yè)主要職能活動(dòng)、重要會(huì )議、重要成果、重要產(chǎn)品、重要榮譽(yù)的照片；2.企業(yè)領(lǐng)導人參加與本企業(yè)、本行業(yè)有關(guān)的重大活動(dòng)的照片；3.本企業(yè)組織或參加的重要外事、公益活動(dòng)和反映企業(yè)社會(huì )聲譽(yù)的照片；4.反映本企業(yè)面貌、基本建設、主要工程與重大設施、重大項目的照片；5.上級領(lǐng)導和出名人物來(lái)訪(fǎng)及本企業(yè)知名人物重要活動(dòng)的照片；6.反映企業(yè)重大事故和危機處理的照片；

7.反映本企業(yè)職工重要活動(dòng)和企業(yè)文化的照片；

8.其他對企業(yè)具有保存價(jià)值的照片。

02

收集要求

凡屬于收集與歸檔范圍的照片，企業(yè)檔案機構應按照規定定期或以項目為單位要求各部門(mén)或個(gè)人自覺(jué)移交歸檔，實(shí)行集中、統一管理，任何單位或個(gè)人不得據為己有。真偽存疑的照片應采取必要措施加以鑒定。若反映同一內容的照片有若干張，應選擇主題鮮明、影像清晰、畫(huà)面完整、未加修飾剪裁的照片歸檔。

03

收集時(shí)間

對具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦單位應及時(shí)整理，在本年度向企業(yè)檔案室歸檔。照片檔案應隨其他載體形態(tài)的檔案一起向企業(yè)檔案館（室）移交，特殊情況下，經(jīng)企業(yè)檔案部門(mén)與職能部門(mén)商議后可以適當提前或延遲移交。

2照片檔案整理

01

照片檔案分類(lèi)

應在全宗內按保管期限—年度—問(wèn)題進(jìn)行分類(lèi)?？缒甓惹也豢煞值恼掌?，也可按保管期限—問(wèn)題—年度進(jìn)行分類(lèi)。分類(lèi)方案應保持前后一致，不應隨意變動(dòng)。

02

收集要求

應在分類(lèi)方案的很低一級類(lèi)目?jì)?，按?wèn)題結合時(shí)間、重要程度等進(jìn)行排列。為便于提供利用，照片排列及入冊時(shí)應同時(shí)考慮不同保密等級照片的情形。

03

收集時(shí)間

照片號是固定和反映每張照片在全宗內分類(lèi)與排列順序的一組字符代碼，由全宗號、保管期限代碼、冊號、張號或全宗號、保管期限代碼、張號組成。照片號編制有兩種結構形式：

一種：全宗號—保管期限代碼—冊號—張號

二種：全宗號—保管期限代碼—張號

如果采用二種形式，既可以照片、底片分別編號，也可以照片、底片對稱(chēng)合一編號（影像相符的照片、底片編號相同）。選用合一編號法須照片、底片齊全才行。

這里的編號方法也同樣適用于底片。底片的編號可以用鐵筆橫排刻寫(xiě)在膠片乳劑面片邊處，也可以其他方式將號附著(zhù)在此處，但不能污染和破壞畫(huà)面。

3照片檔案保管

1、照片檔案入庫前，檔案人員應對照片、底片進(jìn)行認真的檢查，防止受污染的照片、底片入庫，對于已受污染的要及時(shí)做技術(shù)處理。

2、檔案人員在接觸底片時(shí)注意保護，取底片時(shí)要戴潔凈的棉質(zhì)薄手套，并輕拿底片邊緣。

3、有條件的企業(yè)，照片與底片還是要分開(kāi)存放。底片裝入底片袋，上標以底片號，再裝入底片冊；照片裝入照片冊，并在所固定的位置說(shuō)明事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等要素，并概括揭示照片信息，標以照片號。

4、照片是感光材料為載體，屬易燃物品。因此保管照片檔案的庫房要干燥，做到防潮、防火、防塵、防有害氣體腐蝕，盡量以封閉式檔案柜保管照片。

5、照片冊和底片冊宜立放，以免發(fā)生照片和底片粘連。

6、照片檔案的保存宜恒溫、恒濕。庫房的晝夜溫度變化不應超過(guò)±2℃，溫濕變化還是要不超過(guò)5％。底片、照片貯存的溫、濕度與提供利用房間的溫、濕度若存在較大差別，應設緩沖間，在其提供利用前應在緩沖間過(guò)渡幾小時(shí)。     

7、由于照片檔案載體的特殊性，企業(yè)檔案部門(mén)還應該建立照片檔案定期抽樣檢查制度。珍貴的照片和底片應進(jìn)行拷貝以保護母片和原片。特別重要的憑證性照片底片還應異地備份保存。