國檔案部分運用計算機輔佐檔案處理已有多年，研制開(kāi)發(fā)了許多的運用軟件，關(guān)于前進(jìn)檔案處理現代化水平起到了活躍的作用。但是，運用于輔佐檔案處理的軟件系統終究應該具備哪些基本功用，曾經(jīng)很長(cháng)一段時(shí)間沒(méi)有一個(gè)統一的要求。這就引起了多方面的問(wèn)題，如重復性開(kāi)發(fā)時(shí)有發(fā)生，其間低水平重復現象較多；不少軟件在功用設置方面存在缺陷，或形成主要功用不完整，或很少用到的非有必要功用又過(guò)多過(guò)繁，甚至有的為趕時(shí)髦選用了一些不成熟的技能形成較大危險；對軟件系統的斷定和評價(jià)短少一起且相對安穩的評測依據，降低了這些作業(yè)的權威性。

　　1.對數據處理功用的要求。在規矩了慣例的建立、修改、刪除等功用基礎上，還專(zhuān)門(mén)承認了數據應選用DBF格式，由于這種數據格式被一切干流數據庫處理系統兼容。此外，還從運用視點(diǎn)規矩圖紙幅面為AO、圖紙處理精度為200dpi。這些方針的承認一般是滿(mǎn)足運用要求的下限，利于完成合理的技能設備的成本投入。別的，還對其他種類(lèi)的信息的格式也作了規矩，如文字型信息選用XML文檔和RTF、TXT格式，掃描圖畫(huà)數據選用JPEG或TIFF 格式，視頻數據選用 MPEG、AVI格式，音頻數據選用MP3、WAV等格式。這些格式的承認為檔案信息的傳輸、交流和長(cháng)期保管及有用恢復發(fā)明晰條件。

　　2.對拾掇編目功用的要求。這部分功用要求突出了文檔整合化的處理，對電子文件自動(dòng)歸檔操作中包含的主題詞設置、自動(dòng)標引及歸檔涉及的封面、表格自動(dòng)打印等作了規矩。這些規矩把計算機輔佐檔案處理中已實(shí)用化、且能夠高功率結束的功用正式承認下來(lái)，有利于發(fā)揮計算機的效能。

　　3.對運用查詢(xún)功用的要求。這是計算機輔佐檔案處理中的很常用的功用。為習氣現階段技能水平和統籌近期開(kāi)展，對全文檢索和圖、文、聲、像整合化檢索功用提出了要求。

　　4.對輔佐實(shí)體處理功用的要求。這部分功用對綜合性檔案館、機關(guān)、大型企業(yè)和企業(yè)集團檔案處理部分是很重要的。規矩的功用包括：檔案搜集、接納、移送、斷定、密級變更處理等，還要求對上述處理的時(shí)間、來(lái)源、數量、種類(lèi)、載體、人員等進(jìn)行處理。這些功用利于把與此相關(guān)的作業(yè)較系統地歸入計算機的自動(dòng)處理流程。

　　5.對保全保密功用的要求。為保證檔案信息的安穩，要求檔案處理軟件的研制、設備、運轉有必要符合國家的安穩保密規矩。使軟件系統抵達相應的安穩保密等級，以保證在安穩基礎上選用新技能前進(jìn)作業(yè)功率和作業(yè)質(zhì)量。

　　6.對系統保護功用的要求。這部分功用主要是針對保證系統的可保護性、可運轉性設定的。其間的權限處理、運轉日志處理等，不僅是重要的安穩措施，也是使軟件系統習氣電子文件處理的重要要求，統籌了電子文件處理開(kāi)展對軟件的要求。