1.標準與標準性

　　檔案辦理軟件應契合檔案的相關(guān)標準，包含著(zhù)錄標準、信息分類(lèi)和主題詞標引規則、拾掇標準、數據交換標準、電子文件存儲標準等。

　　2.活絡(luò )性

　　活絡(luò )性和標準性、標準性是辯證的一致。國家、職業(yè)、當地的標準存在一些差別，系統只有具有一定規模的活絡(luò )性，包含活絡(luò )的實(shí)體分類(lèi)、標準著(zhù)錄與動(dòng)態(tài)著(zhù)錄、報表活絡(luò )規劃與輸出等，才干習氣各種標準。

　　在裝備的活絡(luò )性方面，要答應用戶(hù)選擇操作系統、數據庫、單機網(wǎng)絡(luò )環(huán)境、系統結構等。

　　3.可擴大性

　　跟著(zhù)業(yè)務(wù)的開(kāi)展，用戶(hù)會(huì )有新的需求，包含新的檔案辦理辦法、更高等的計算機系統結構、更大容量的存儲要求等，檔案辦理軟件有必要能夠方便地擴大才干滿(mǎn)意新的業(yè)務(wù)需求。

　　4.保障性

　　存儲的保障性：數據需求長(cháng)期保存，數量大，數據拾掇和錄入花費巨大，系統有必要供應多種存儲備份辦法，保證數據的保全；數據要有相應等級的安穩辦理辦法，防止被不合法修改、刪去，保證數據的原始性。

　　存取的保障性：檔案數據中觸及單位和國家的秘要，系統有必要供應訪(fǎng)問(wèn)的權限操控。

　　傳輸過(guò)程中的保障性：檔案數據在傳輸過(guò)程中要保證安穩。

　　5.檢索效率

　　檢索辦法：檔案很大量的應用在查詢(xún)，查詢(xún)用戶(hù)水平良莠不齊，思維習氣各有特點(diǎn)，系統需求供應活絡(luò )的檢索途徑和辦法。

　　檢索速度：跟著(zhù)系統的使用時(shí)間加長(cháng)，檔案數據量不斷增加，系統要保證數據量的增加不會(huì )下降檢索速度。

　　6.開(kāi)放性

　　檔案產(chǎn)生于各業(yè)務(wù)部門(mén)，計算機檔案辦理系統與許多系統之間都存在必定的聯(lián)系。檔案系統中的數據要能和其它系統無(wú)縫聯(lián)接，如辦公自動(dòng)化系統、計算機輔助規劃系統等。

　　7.易用性

　　檔案數據各種操作都應當便于掌握，易于操作。