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　　巨大的訂單量，對于商家而言，既意味著(zhù)極大的交易與收入，也意味著(zhù)巨大的“考驗”——檔案的收集與管理。企業(yè)的電子檔案管理日益引發(fā)關(guān)注。

　　01

　　企業(yè)電子檔案困境

　　盡管單套制、電子化已經(jīng)成為主流，電子商務(wù)也成為廣大企業(yè)的主要業(yè)務(wù)，仍然有很多企業(yè)留存堆積著(zhù)紙質(zhì)檔案，一是由于歷史積存;二是由于部分企業(yè)依舊認為紙質(zhì)檔案的真實(shí)可靠不是電子化載體可以完全替代的。對傳統載體檔案的偏愛(ài)與依賴(lài)也導致這部分企業(yè)無(wú)法跟上技術(shù)轉型或是投入不足，致使電子檔案管理體系尚未健全而處于電子檔案系統的初步建立階段。缺少電子數據庫及計算機軟件維護的專(zhuān)職人員導致這些企業(yè)對檔案的管理只停留于簡(jiǎn)單的整理建檔，而不能充分發(fā)揮檔案信息在領(lǐng)導決策和事業(yè)發(fā)展中的助推作用。

　　02

　　企業(yè)電子檔案管理路徑

　　那么，企業(yè)究竟應該如何管理電子檔案呢?

　　一，企業(yè)應當主動(dòng)關(guān)注國家檔案局有關(guān)企業(yè)檔案管理的新動(dòng)態(tài)，國家檔案局官網(wǎng)專(zhuān)設有“企業(yè)檔案工作”模塊，一切新實(shí)踐經(jīng)驗、法律法規動(dòng)態(tài)都會(huì )在國家檔案局官網(wǎng)發(fā)布。

　　如2021年國家檔案局就電子發(fā)票的處理問(wèn)題多次發(fā)文，這些都是企業(yè)應該及時(shí)了解跟進(jìn)的。另外，國家檔案局還會(huì )公布新試點(diǎn)企業(yè)的名單，其他企業(yè)也可以選擇與自己方向相近的企業(yè)進(jìn)行參考學(xué)習。如2019年的《國家檔案局關(guān)于印發(fā)企業(yè)電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)驗收企業(yè)名單(一批)的通知》中就詳細列舉了企業(yè)的試點(diǎn)內容與創(chuàng )新方式。

　　第二，整合電子檔案與紙質(zhì)檔案同步管理。短時(shí)間內從紙質(zhì)檔案管理全面轉變到電子檔案管理是不切實(shí)際的，因此，在實(shí)現電子化管理的轉型中需要處理好電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的過(guò)渡對接問(wèn)題，亦即從雙軌雙套逐漸過(guò)渡到單軌單套。將定稿的電子檔案與其紙質(zhì)檔案均進(jìn)行保管，對同一份檔案采用相同的歸檔號碼和著(zhù)錄信息，這樣既提高了檢索速度又能夠有效避免計算機系統不穩定而產(chǎn)生的風(fēng)險，同時(shí)也彌補了紙質(zhì)檔案侵蝕、損壞所產(chǎn)生不完整等劣勢。

　　第三，加強電子檔案管理系統的設計部署。一般而言，電子檔案管理系統的部署分為兩類(lèi)：一是向專(zhuān)業(yè)技術(shù)公司購買(mǎi)服務(wù)，這種模式的優(yōu)勢在于專(zhuān)業(yè)技術(shù)公司能夠提供的服務(wù)已經(jīng)相對成熟，企業(yè)上手較快，弊端則在于更新與個(gè)性化設計消耗較高;二是自行設計個(gè)性化系統，此種形式的大優(yōu)勢在于系統生命力強，可以不斷進(jìn)化持續發(fā)展，問(wèn)題在于投入周期長(cháng)，啟動(dòng)困難。

　　第四，注重并加強檔案管理人員隊伍建設。即使我們邁入數字化社會(huì )已經(jīng)很久，依舊不排除部分檔案管理人員對數字化手段非常陌生，甚至恐懼。提高企業(yè)檔案管理人員的數字化素質(zhì)是更好接軌時(shí)代發(fā)展的根本。

　　無(wú)論我們歡迎與否，無(wú)論數字化時(shí)代帶來(lái)的是巨大的商機還是巨大的挑戰，變化已經(jīng)來(lái)臨，“知己知彼，百戰不殆”，只有掌握時(shí)代發(fā)展的動(dòng)脈，才能夠擁有更多機會(huì )與可能。企業(yè)的檔案電子化管理，勢不可擋。