電子文件的出現給檔案工作帶來(lái)了巨大的變化。我們在收集紙質(zhì)資料的同時(shí)，也收集了越來(lái)越多的電子文檔。正如文件是由文件轉化而來(lái)的，但不是所有的文件都能變成文件，電子文件的前身是電子文件，也不是所有的電子文件都能變成電子文件。

隨著(zhù)計算機和網(wǎng)絡(luò )技術(shù)的廣泛應用，基本實(shí)現了辦公自動(dòng)化，在教學(xué)、科研、管理等功能活動(dòng)中形成了越來(lái)越多的電子文檔。作為電子文件的衍生，電子檔案也應運而生。同時(shí)，隨著(zhù)檔案工作逐步實(shí)現信息化管理，電子檔案管理必將成為數字檔案建設的重要內容和檔案現代化管理的重要形式。因此，面對越來(lái)越多的電子文件和檔案，檔案工作者得要了解電子檔案的特點(diǎn)，并根據其特點(diǎn)制定相應的科學(xué)管理模式，使檔案更好地發(fā)揮其作為信息資源的作用。

在傳統的檔案工作中，歸檔是將文件轉化為檔案的重要環(huán)節。同樣，電子文件得要歸檔并轉換為電子文件，這樣、才能長(cháng)期有效存儲，切實(shí)體現其價(jià)值，充分發(fā)揮其憑證功能。

檔案管理系統，通過(guò)建立統一的標準來(lái)規范整個(gè)檔案管理，包括各個(gè)業(yè)務(wù)系統的檔案管理；構建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺，支持檔案管理全過(guò)程的信息處理，包括：館藏、移交接收、建檔歸檔、保管管理、借閱利用、匯編開(kāi)發(fā)等。同時(shí)，逐步將業(yè)務(wù)管理模式轉變?yōu)榉?wù)管理模式，以服務(wù)模式為業(yè)務(wù)管理基礎，在面向服務(wù)的系統平臺上建立業(yè)務(wù)流和數據流。檔案管理系統為企事業(yè)單位現代檔案管理提供了完整的解決方案。