檔案服務(wù)外包工作規范

　　1 范圍

　　本標準適用于：

　　——指引發(fā)包方科學(xué)開(kāi)展檔案服務(wù)外包工作，選擇合格的承包方;

　　——指導承包方有效開(kāi)展檔案服務(wù)管理體系建設，提升服務(wù)能力;

　　——提供第三方機構正確評價(jià)檔案服務(wù)外包承包方的參考依據。

　　2 規范性引用文件

　　下列文件對于本文件的應用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，僅注日期的版本適用于本文件。

　　凡是不注日期的引用文件，其新版本(包括所有的修改單)適用于本文件。

　　GB/T 19000 質(zhì)量管理體系 基礎和術(shù)語(yǔ)

　　GB/T 19001 質(zhì)量管理體系 要求

　　GB/T 22080 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全管理體系 要求 GB/T 22081 信息技術(shù) 安全技術(shù) 信息安全管理實(shí)用規則 GB/T 24001 環(huán)境管理體系 要求及使用指南

　　GB/T 24353 風(fēng)險管理 原則與實(shí)施指南

　　GB/T 28000 職業(yè)健康安全管理體系規范

　　GB/T 28001 職業(yè)健康安全管理體系 實(shí)施指南

　　DA/T 1—2000 檔案工作基本術(shù)語(yǔ)

　　DA/T 31—2005 紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范

　　DA/T 42—2009 企業(yè)檔案工作規范

　　3 術(shù)語(yǔ)和定義

　　下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本文件。

　　3.1

　　外包 outsourcing

　　某一機構將原本由自身承擔的部分業(yè)務(wù)剝離出來(lái)，以合同方式委托給其他機構完成，以降低成本、提高效率的行為。

　　3.2

　　檔案服務(wù) archives/records service

　　某一機構承接其他機構外包(3.1)的檔案業(yè)務(wù)，為其提供相關(guān)服務(wù)的行為。

　　3.3

　　檔案服務(wù)外包 archives/records service outsourcing

　　某一機構將不屬于國家法律法規限制范圍內的檔案，外包(3.1)給其他機構進(jìn)行管理，委托其為本機構提供檔案服務(wù)的行為。

　　3.4

　　發(fā)包方 client

　　檔案服務(wù)外包(3.3)的需方。在本標準中，發(fā)包方也稱(chēng)為客戶(hù)。

　　3.5

　　承包方 service provider

　　檔案服務(wù)(3.2)的供方。在本標準中，承包方也稱(chēng)為組織。

　　3.6

　　第三方機構 third-party organization

　　發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)之外的，為發(fā)包方(3.5)提供中介、咨詢(xún)、招標、監理及其他服務(wù)，

　　或對承包方(3.5)的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行評價(jià)、認證的獨立的非政府機構。

　　3.7

　　監管機構 regulatory authority

　　對檔案服務(wù)外包工作中發(fā)包方(3.4)、承包方(3.5)、第三方機構(3.6)等相關(guān)主體的行為，依法進(jìn)行指導、監督和檢查的機構。

　　3.8

　　服務(wù)能力 service capability

　　承包方(3.5)提供服務(wù)的能力程度。

　　4 檔案服務(wù)的業(yè)務(wù)類(lèi)型

　　4.1 檔案服務(wù)通常包括檔案寄存服務(wù)、檔案數字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案管理咨詢(xún)服務(wù)、檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)、檔案銷(xiāo)毀服務(wù)等幾種業(yè)務(wù)類(lèi)型。

　　4.2 檔案寄存服務(wù)是指在不改變檔案所有權和處置權的前提下，發(fā)包方將檔案委托給承包方保管，承包方為發(fā)包方提供檔案保管的庫房、設備，進(jìn)行日常保管、安全防護，并按需要提供利用的服務(wù)過(guò)程。

　　4.3 檔案數字化服務(wù)是指承包方利用計算機技術(shù)對發(fā)包方的紙質(zhì)檔案、音像檔案、縮微檔案等進(jìn)行數字化加工，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)、固態(tài)硬盤(pán)等載體上并能被計算機識別的數字圖像或數字文本的服務(wù)過(guò)程。

　　4.4 檔案整理服務(wù)是指承包方按照一定原則對發(fā)包方形成的檔案實(shí)體進(jìn)行系統分類(lèi)、組合、排列、編號和基本編目，使之有序化的服務(wù)過(guò)程。

　　4.5 檔案管理咨詢(xún)服務(wù)是指承包方通過(guò)口頭或書(shū)面形式為發(fā)包方提供意見(jiàn)、建議，指導、幫助發(fā)包方解決檔案工作遇到的問(wèn)題的服務(wù)過(guò)程。

　　4.6 檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將其保存的檔案通過(guò)多種途徑、手段和技術(shù)、方法進(jìn)行開(kāi)發(fā)，形成各種形式的信息、知識產(chǎn)品，提供利用，發(fā)揮檔案價(jià)值的服務(wù)過(guò)程。

　　4.7 檔案銷(xiāo)毀服務(wù)是指承包方幫助發(fā)包方將經(jīng)過(guò)鑒定、需銷(xiāo)毀的檔案作毀滅性處置的服務(wù)過(guò)程。

　　5 檔案服務(wù)外包工作中相關(guān)主體之間的關(guān)系

　　5.1 檔案服務(wù)外包工作中主要涉及發(fā)包方、承包方、第三方機構和監管機構等四類(lèi)主體，各主體之間的關(guān)系

　　5.2 發(fā)包方和承包方通過(guò)簽訂合同建立委托與受托關(guān)系。

　　5.3 第三方機構通過(guò)合同受發(fā)包方委托為其提供中介、咨詢(xún)、招標、監理及其他服務(wù)，或經(jīng)相關(guān)部門(mén)批準，或基于研究與教育目的，對承包方的資質(zhì)或服務(wù)能力進(jìn)行獨立的評價(jià)、認證。

　　5.4 發(fā)包方、承包方和第三方機構應主動(dòng)接受、積極配合監管機構的指導、監督和檢查。發(fā)生(可能導致)檔案受損或泄密的重大事件時(shí)，發(fā)包方、承包方應及時(shí)主動(dòng)向監管機構報告。

　　6 發(fā)包方工作規范

　　6.1 發(fā)包工作原則

　　6.1.1 合法原則

　　發(fā)包方應掌握整個(gè)檔案服務(wù)外包工作過(guò)程中適用的國家法律法規和標準，分析其對發(fā)包范圍、過(guò)程及承包方篩選的影響，并采取有效措施遵守這些法律法規和標準。

　　6.1.2 安全原則

　　發(fā)包方應當制定和落實(shí)安全管理體系，大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損毀，或造成國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。安全管理應堅持預防為主、全程監控的原則。

　　6.1.3 可控原則

　　發(fā)包方應對檔案服務(wù)外包工作全過(guò)程進(jìn)行監控，對承包方的人員、工作場(chǎng)所、基礎設施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監督、檢查，將各種風(fēng)險降低到可控范圍之內。

　　6.2 發(fā)包工作過(guò)程與要求

　　6.2.1 工作過(guò)程

　　發(fā)包工作可分為規劃與審批、承包方篩選與確定、簽訂合同、合同執行與監督、評估與改進(jìn)等5個(gè)步驟。

　　6.2.2 規劃與審批

　　6.2.2.2 發(fā)包方應制定檔案服務(wù)外包工作規劃，并得到有效的授權和批準。

　　6.2.2.2 發(fā)包方應明確檔案服務(wù)外包工作責任部門(mén)和負責人，實(shí)行責任制。

　　6.2.2.3 發(fā)包方應在綜合考慮國家法律法規的規定、自身發(fā) 展戰略和業(yè)務(wù)需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求、自身資源和風(fēng)險控制能力、費用等各種因素的基礎上，分析檔案服務(wù)外包的必要性與可行性，確定檔案服務(wù)外包的范圍與方式。

　　6.2.2.4 發(fā)包方應當根據國家法律 法規和制度標準，對檔案 進(jìn)行價(jià)值鑒定和密級鑒定，明確可外包檔案和不可外包檔案的范圍。國家法律法規規定不得外包的檔案不得列入檔案服務(wù)外包的范圍。

　　6.2.3 承包方篩選與確定

　　6.2.3.1 發(fā)包方應根據國家和上級 部門(mén)關(guān)于服務(wù)采購管理的 規定、檔案服務(wù)外包工作規劃，制定承包方篩選方案，通過(guò)單一來(lái)源采購、邀標、競爭性談判、公開(kāi)招標等方式選擇合適的承包方。對于涉密或敏感信息宜采用單一來(lái)源采購。

　　6.2.3.2 發(fā)包方應根據國家法律法 規的規定、自身戰略和業(yè)務(wù)的需要、檔案的特點(diǎn)及其管理要求，明確對承包方的基本要求：(1)承包方應為依法注冊的法人，具有獨立承擔民事責任的能力;(2)承包方具 有履行合同所必需的經(jīng)營(yíng)執照和相關(guān)資質(zhì)、許可證明;(3)承包方應具有履行合同所必需的服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)等。

　　6.2.3.3 發(fā)包方可按重要程度、密級和敏感性對檔案進(jìn)行分級，對于不同級別的檔案選擇具有不同資質(zhì)、服務(wù)能力的承包方。

　　6.2.3.4 發(fā)包方應要求承包方提供有關(guān)股權結構、法定代表人身份、實(shí)際控制人身份、重要高級管理人員身份的文件或證件，營(yíng)業(yè)執照和其他資質(zhì)、許可文件或證件，對這些文件或證件的原件予以核實(shí)后保存其復印件。

　　6.2.3.5 發(fā)包方應在簽訂合同前對承包方開(kāi)展盡職調查，核實(shí)承包方的基本信息、相關(guān)資質(zhì)和許可、信譽(yù)等，并將調查結果作為選擇承包方的重要依據。

　　6.2.3.6 發(fā)包方應通過(guò)第三方調查或評估了解每一檔案服務(wù)的基本成本構成和合理價(jià)格范圍，不宜以報價(jià)高低作為篩選承包方的一或最主要的標準或依據。

　　6.2.4 合同簽訂

　　6.2.4.1 確定承包方后，發(fā)包方應與承包方簽訂書(shū)面合同，形成正式的委托與被委托的法律關(guān)系。合同的主要條款可參考附錄A。

　　6.2.4.2 合同內容應至少包括服務(wù)內容和范圍、工作場(chǎng)所和硬件條件、服務(wù)質(zhì)量和技術(shù)標準、合同雙方的權利和義務(wù)、價(jià)格標準和付費方式、交付物、服務(wù)和交付期限、知識產(chǎn)權歸屬和處理方式、違約責任和賠償條款、保密條款(也可簽訂專(zhuān)門(mén)的保密協(xié)議)，以及反商業(yè)賄賂條款等。

　　6.2.4.3 合同中違約責任和賠償條款，至少應包括在服務(wù)質(zhì)量違約、保密違約、知識產(chǎn)權違約等情況下的賠償及爭端的解決機制。

　　6.2.4.4 合同中應明確規定檔案服務(wù)過(guò)程中產(chǎn)生、加工、交互的信息和知識產(chǎn)權的歸屬權，以及允許承包方使用的內容和范圍。

　　6.2.4.5 合同中應明確規定因國家法律法規或商業(yè)環(huán)境等變化而引起的合同變更或終止的觸發(fā)條件，合同變更或終止的過(guò)渡安排以及承包方在過(guò)渡期間應履行的主要職責。

　　6.2.4.6 合同內容表述應嚴謹準確、清晰明確，避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。

　　6.2.4.7 合同簽訂的手續應齊備，符合國家法律法規要求。

　　6.2.5 合同執行與監督

　　6.2.5.1 發(fā)包方應當對合同的執行情況進(jìn)行全過(guò)程、全方位的監控。

　　6.2.5.2 對于承包方員工進(jìn)駐發(fā)包方工作場(chǎng)地，或可能直接接觸到發(fā)包方檔案內容或數據的檔案服務(wù)項目(如檔案數字化服務(wù)、檔案整理服務(wù)、檔案開(kāi)發(fā)利用服務(wù)等)，發(fā)包方應將直接參與本項目的承包 方員工名單予以備案，并對其進(jìn)行行為規范要求的交底或培訓，使其了解并遵守發(fā)包方的規章制度。承 包方員工備案表由發(fā)包方長(cháng)期保存。承包方員工備案表樣式可參考附錄B。

　　6.2.5.3 發(fā)包方應對承包方的人力資源管理、財務(wù)管理、保密管理、風(fēng)險管理進(jìn)行有效監控，至少每6 個(gè)月對承包方主要工作場(chǎng)所進(jìn)行 1 次實(shí)地檢查。特別關(guān)注其股權結構、實(shí)際控制人、高級管理人員變化，以及破產(chǎn)、兼并、關(guān)鍵崗位人員流失、財務(wù)狀況惡化、內部管理混亂等可能造成服務(wù)意外終止或服務(wù)質(zhì)量急劇下降的情況。

　　6.2.5.4 發(fā)包方應至少每年獲取 1 次承包方自我評估報告或第三方機構評估報告。評估報告須包含如 下內容：

　　(1)承包方股權結構的變化;

　　(2)承包方實(shí)際控制人、高級管理人員的變化;

　　(3)承包方履行 本合同所需各種資質(zhì)的變化;

　　(4)承包方財務(wù)狀況;

　　(5)承包方的人力資源狀況，尤其是履行本合同的 關(guān)鍵崗位人員變化;

　　(6)承包方重要的技術(shù)、基礎設施變化，重要的業(yè)務(wù)流程、質(zhì)量管理以及安全管理變化等。

　　6.2.5.5 發(fā)包方在合同的執行與監控過(guò)程中發(fā)現異常情況時(shí)，應當及時(shí)督促承包方采取糾正措施。必要時(shí)，應對承包方違約行為采取法律手段，要求其履行違約責任。

　　6.2.5.6 發(fā)生重大事件可能導致檔案面臨嚴重威脅時(shí)，發(fā)包方應當在充分評估影響、制定善后方案的前提下，考慮主動(dòng)要求承包方終止服務(wù)，并采取相應善后措施。

　　6.2.5.7 發(fā)生(可能導致)重大檔案受損或泄密事件后，發(fā)包方應及時(shí)主動(dòng)向上級主管部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)和保密行政管理部門(mén)等報告。

　　6.2.5.8 發(fā) 包 方 應 采 取 措 施 防 止 承 包 方 在 完 成 或 中 止 合 同 后 存 留 發(fā) 包 方 的 檔 案 及 其 他 涉 密 或 敏 感 信息。

　　6.2.5.9 發(fā)包方應根據與承包方簽訂的合同和相關(guān)標準，對承包方交付的最終服務(wù)成果進(jìn)行質(zhì)量檢查，并辦理交付手續。

　　6.2.6 評估與改進(jìn)

　　6.2.6.1 檔案服務(wù)外包工作結束或經(jīng)過(guò)一定階段(或一段時(shí)間)后，發(fā)包方應對承包方服務(wù)質(zhì)量進(jìn)行評價(jià)，評價(jià)結果作為承包方改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量及今后檔案服務(wù)項目準入的重要參考依據。

　　6.2.6.2 發(fā)包方應當建立科學(xué)的承包方服務(wù)質(zhì)量評估制度，確保評價(jià)結果的真實(shí)性和完整性;發(fā)包方應及時(shí)總結檔案服務(wù)外包工作經(jīng)驗教訓，持續改進(jìn)發(fā)包工作。

　　6.2.6.3 發(fā)包方應將在整個(gè)檔案服務(wù)外包工作中形成的具有保存價(jià)值的文件材料歸檔保存，以備日后查用。

　　7 承包方檔案服務(wù)管理體系建設要求

　　7.1 目標與原則

　　7.1.1 在檔案服務(wù)過(guò)程中，承包方應以確?？蛻?hù)的檔案安全為最基本要求。

　　7.1.2 承包方應建立和完善檔案服務(wù)管理體系，持續提升服務(wù)能力、改進(jìn)服務(wù)質(zhì)量，以更好地滿(mǎn)足客戶(hù)需求。如圖 3 所示。

　　7.1.3 承包方檔案服務(wù)管理體系建設應堅持以客戶(hù)為關(guān)注焦點(diǎn)、領(lǐng)導作用、全員參與、過(guò)程方法、管理的系統方法、持續改進(jìn)、基于事實(shí)的決策方法、與客戶(hù)互利的關(guān)系等原則。

　　7.1.4 承包方檔案服務(wù)管理體系應按照PDCA(計劃—實(shí)施—評估—改進(jìn))循環(huán)進(jìn)行建設。

　　7.2 戰略管理

　　7.2.1 業(yè)務(wù)規劃

　　7.2.1.1 承包方應根據國家法律法規和市場(chǎng)環(huán)境的變化、組織條件和客戶(hù)需求的發(fā)展，制定和實(shí)施檔案服務(wù)業(yè)務(wù)規劃。

　　7.2.1.2 承包方應定義組織一定時(shí)期內的檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元，建立檔案服務(wù)目錄。檔案服務(wù)目錄一般包括服務(wù)名稱(chēng)、服務(wù)內容、服務(wù)質(zhì)量、服務(wù)期限、業(yè)務(wù)方案、安全措施等。

　　7.2.1.3 承包方應根據檔案服務(wù)對象和業(yè)務(wù)單元，制定并實(shí)施檔案服務(wù)管理體系建設計劃，有針對性地持續提升基本服務(wù)能力和相應的特定服務(wù)能力。

　　7.2.2 績(jì)效管理

　　承包方應建立檔案服務(wù)績(jì)效管理體系，持續改進(jìn)組織績(jì)效，以滿(mǎn)足客戶(hù)需求、實(shí)現組織發(fā)展目標。

　　7.3 資源管理

　　7.3.1 人力資源管理

　　7.3.1.1 承包方應實(shí)行有效的人力資源管理，建立勝任客戶(hù)和組織要求的員工隊伍。

　　7.3.1.2 承包方應根據國家勞動(dòng)法律法規，與員工簽訂書(shū)面勞動(dòng)合同，履行用人單位義務(wù)，保障勞動(dòng)者權益。

　　7.3.1.3 承包方應根據檔案服務(wù)需要配備檔案或相關(guān)專(zhuān)業(yè)大學(xué)本科以上學(xué)歷，或具有檔案中級以上專(zhuān)業(yè)技術(shù)職稱(chēng)的員工。承包方應保證項目負責人和員工隊伍具有一定的穩定性。

　　7.3.1.4 鑒于某些檔案的保密性或特殊性，承包方應對擬聘用的員工(尤其是可能接觸到檔案內容或數據的員工)進(jìn)行必要的背景調查和犯罪記錄調查，避免某些不適宜的員工接觸檔案內容。背景調查和犯罪記錄調查宜在法律專(zhuān)業(yè)人員的指導下依法進(jìn)行。

　　7.3.1.5 承包方應對所有員工進(jìn)行不少于 5 天的崗前培訓，至少每年開(kāi)展 1 次不少于 1 天的在崗培訓。培訓內容應涵蓋檔案法律法規、檔案管理、質(zhì)量管理、保密管理、風(fēng)險管理、知識產(chǎn)權管理、環(huán)境管理和職業(yè)健康管理等方面的知識和要求。承包方應組織員工參加由檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)、客戶(hù)舉辦的相關(guān)法規或檔案培訓。

　　7.3.2 財務(wù)管理

　　承包方應按照國家法律法規開(kāi)展財務(wù)管理活動(dòng)，降低財務(wù)風(fēng)險，確保組織財務(wù)的可持續性。

　　7.3.3 技術(shù)管理

　　7.3.3.1 承包方應加強技術(shù)管理，確保技術(shù)的有效性和充分性，以減小技術(shù)風(fēng)險、提升技術(shù)核心競爭力，更好地服務(wù)于客戶(hù)。

　　7.3.3.2 承包方應重視信息技術(shù)的應用，關(guān)注承包方信息系統和客戶(hù)信息系統的對接。

　　7.3.4 基礎設施管理

　　7.3.4.1 承包方應配備、管理和維護提供檔案服務(wù)所需的各種基礎設施(包括硬件設施和軟件設施)，為完成檔案服務(wù)提供保障。

　　7.3.4.2 承包方應根據國家法律法規和相關(guān)標準的要求、客戶(hù)的需求，以及檔案服務(wù)的實(shí)際需要，確定基礎設施需求，制定基礎設施建設方案，配置數量充足的基礎設施。

　　7.3.4.3 承包方配置的基礎設施應獲得相關(guān)質(zhì)量保證，或通過(guò)相關(guān)質(zhì)量檢測。承包方應對基礎設施進(jìn)行有效管理、定期維護，以保障檔案服務(wù)的正常開(kāi)展。

　　7.4 業(yè)務(wù)管理

　　7.4.1 合同管理

　　7.4.1.1 承包方應加強合同管理，規范合同簽訂過(guò)程，確保合同順利執行。

　　7.4.1.2 承包方應基于與客戶(hù)約定的內容起草合同，明確合同應當涵蓋的內容。合同內容至少應包括服務(wù)內容和范圍、服務(wù)質(zhì)量標準、合同雙方的義務(wù)和權利、價(jià)格標準和付款方式、交付物、服務(wù)和交付期限、違約責任和賠償條款、保密條款(也可單獨簽訂保密協(xié)議)、知識產(chǎn)權歸屬和處理方式等。合同文字應嚴謹準確、清晰合理，避免因歧義而導致合同難以履行或引起爭議。

　　7.4.1.3 承包方應嚴格執行合同的交底工作，避免因相關(guān)人員不了解合同具體內容而引起合同糾紛。

　　7.4.1.4 承包方應在商業(yè)條件發(fā)生變更時(shí)，分析變更的影響，確定是否需要與發(fā)包方協(xié)商對原合同進(jìn)行修訂，從而保障合同的履行和目標的實(shí)現。

　　7.4.2 客戶(hù)關(guān)系管理

　　7.4.2.1 承包方應加強客戶(hù)關(guān)系管理，樹(shù)立以客戶(hù)為中心的服務(wù)理念，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。

　　7.4.2.2 合同執行過(guò)程中，發(fā)生可能對檔案造成損害或對服務(wù)造成負面影響的突發(fā)事件和重大事項時(shí)，承包方應及時(shí)通知發(fā)包方。

　　7.4.3 業(yè)務(wù)流程管理

　　7.4.3.1 承包方應加強業(yè)務(wù)流程管理，建立標準作業(yè)程序，保證檔案服務(wù)有序、高效開(kāi)展。

　　7.4.3.2 承包方的標準作業(yè)程序應符合國家法律法規的要求，符合相關(guān)標準的要求。

　　7.4.3.3 承包方的標準作業(yè)程序應涵蓋組織每一檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項目及其每一個(gè)操作環(huán)節或步驟，且各個(gè)標準作業(yè)程序之間應相互協(xié)調。

　　7.4.4 質(zhì)量管理

　　7.4.4.1 承包方應建立質(zhì)量管理體系，為客戶(hù)提供高質(zhì)量的檔案服務(wù)，增進(jìn)客戶(hù)滿(mǎn)意度。

　　7.4.4.2 承包方應按照GB/T 19000、GB/T 19001及與客戶(hù)的合同約定實(shí)施質(zhì)量管理。

　　7.4.4.3 承包方應加強對檔案服務(wù)過(guò)程的監督、管理，嚴格控制檔案服務(wù)過(guò)程中可能影響檔案服務(wù)質(zhì)量的不良因素，采取防范和糾正措施。

　　7.4.4.4 承包方應按照DA/T 42開(kāi)展有效的檔案工作，保證檔案服務(wù)過(guò)程的可追溯性。

　　7.5 安全管理

　　7.5.1 合規性管理

　　7.5.1.1 承包方應加強合規性管理，規避各種潛在的法律風(fēng)險。

　　7.5.1.2 承包方應掌握適用于檔案服務(wù)的國家法律法規及其變化，采取相應行動(dòng)滿(mǎn)足其要求。

　　7.5.2 保密管理

　　7.5.2.1 承包方建立保密管理體系，確?？蛻?hù)的檔案和其他信息不被非授權人接觸或獲知。

　　7.5.2.2 承包方應根據檔案服務(wù)業(yè)務(wù)單元、項目的特點(diǎn)和需求，取得相應保密資質(zhì)。

　　7.5.2.3 承包方應了解來(lái)自國家法律法規和相關(guān)方的要求，明確秘密事項的對象范圍、秘密等級及其具體要求;并結合檔案服務(wù)活動(dòng)中涉及國家秘密、商業(yè)秘密和個(gè)人隱私的各個(gè)環(huán)節，制定保密制度，采取嚴格的保密措施。

　　7.5.2.4 承包方應對組織內部關(guān)鍵崗位實(shí)行保密安全責任制，確保保密措施的具體落實(shí)及泄密責任的可追究。

　　7.5.2.5 承包方應與員工簽訂書(shū)面的保密協(xié)議(或保密承諾書(shū))，要求員工承諾在工作過(guò)程中不摘抄、刪改、復制、泄露發(fā)包方的檔案和其他信息。保密協(xié)議可參考附錄C。

　　7.5.2.6 承包方應按GB/T 22080、GB/T 22081或與客戶(hù)的合同約定實(shí)施信息安全管理，加強計算機系統的保密管理，保證電子檔案的秘密安全。

　　7.5.2.7 承包方應制定應急管理處置預案，響應突發(fā)的泄密事件，將泄密事件的不良影響最小化。

　　7.5.2.8 承包方須支持和配合檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)及客戶(hù)的安全檢查或調查。

　　7.5.3 風(fēng)險管理

　　7.5.3.1 承包方應建立風(fēng)險管理體系，避免或降低風(fēng)險給客戶(hù)和組織帶來(lái)的損失，確保組織運營(yíng)的可持續性。

　　7.5.3.2 承包方可按照GB/T 24353以及與客戶(hù)的合同約定實(shí)施風(fēng)險管理。承包方應根據檔案服務(wù)環(huán)境和內容，制定風(fēng)險管理方針和風(fēng)險管理預案。

　　7.5.3.3 承包方應參考檔函〔2008〕207號的相關(guān)要求制定應急處置預案，并向客戶(hù)備案。風(fēng)險事故發(fā)生時(shí)，承包方應立即啟動(dòng)應急處置預案，采取相應措施大程度地降低風(fēng)險事故給組織和客戶(hù)造成的損失。

　　7.5.3.4 風(fēng)險事故發(fā)生后，承包方應積極與客戶(hù)溝通，共同商議后續事宜。

　　7.5.4 知識產(chǎn)權管理

　　承包方應建立和完善知識產(chǎn)權管理體系，有效保護客戶(hù)和組織的知識產(chǎn)權，維護客戶(hù)和組織的權益。

　　7.5.5 環(huán)境管理

　　承包方應按照GB/T 24001及與客戶(hù)的合同約定建立環(huán)境管理體系，支持環(huán)境保護和污染預防，控制檔案服務(wù)對環(huán)境的影響。

　　7.5.6 職業(yè)健康管理

　　承包方應按照GB/T 28000、GB/T 28001及與客戶(hù)的合同約定建立職業(yè)健康安全管理體系，保證與檔案服務(wù)相關(guān)的員工及其他人員的健康安全。

　　8 第三方機構工作規范

　　8.1 第三方機構工作原則

　　8.1.1 獨立原則

　　第三方機構應為與發(fā)包方或承包方無(wú)資產(chǎn)、行政隸屬或重大利益關(guān)系的法人，能獨立開(kāi)展工作并承擔責任，不受或少受發(fā)包方、承包方中任何一方的影響。

　　8.1.2 公正原則

　　第三方機構應秉承客觀(guān)、中立、公正的原則，采用科學(xué)方法對承包方進(jìn)行評價(jià)，避免主觀(guān)偏好。

　　8.1.3 真實(shí)原則

　　第三方機構應真實(shí)地向發(fā)包方、承包方反映實(shí)際情況，避免夸大優(yōu)勢、避諱弱勢等不實(shí)行為。

　　8.2 第三方機構工作要求

　　8.2.1 第三方機構應樹(shù)立以客戶(hù)為中心的理念，提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，提高客戶(hù)滿(mǎn)意度。

　　8.2.2 第三方機構應通過(guò)與發(fā)包方的反復溝通、交流，充分了解發(fā)包方自身情況及其需求，從而據此為其選擇合適的承包方。

　　8.2.3 第三方機構應了解國家法律法規、標準和市場(chǎng)環(huán)境等的變化及其影響，掌握業(yè)務(wù)范圍內承包方發(fā)展情況，了解各個(gè)承包方具體的優(yōu)勢與劣勢。

　　8.2.4 第三方機構應詳細了解承包方的資質(zhì)、服務(wù)能力、經(jīng)驗和信譽(yù)等情況，并將調查結果客觀(guān)、真實(shí)地反饋給發(fā)包方。

　　附 錄 A

　　(資料性附錄)

　　檔案服務(wù)外包合同主要參考條款

　　甲方：發(fā)包方

　　乙方：承包方

　　根據《中華人民共和國合同法》及相關(guān)法律法規，甲乙雙方就 事項協(xié)商一致，共同

　　訂立本合同，以明確雙方的權利與義務(wù)。

　　第 一章 總 則

　　第 一 條 除非本合同另有明確規定或雙方書(shū)面同意，否則本合同的全部條款及所有附錄(合稱(chēng)“本合同”)構成雙方就本合同內事項的協(xié)議和諒解，并優(yōu)先于雙方之前就該事項達成的其他所有協(xié)議。雙方確認其在同意簽署本合同時(shí)，并未依賴(lài)本合同以外的任何聲明、保證或其他擔保。

　　第二條 本合同如需修訂，須經(jīng)甲乙雙方協(xié)商同意，并達成書(shū)面修改合同，方為有效。在修改合同達成之前，本合同繼續有效。

　　第二章 服務(wù)內容、范圍、地點(diǎn)和時(shí)間

　　第三條 服務(wù)內容(根據檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫(xiě))

　　第四條 服務(wù)范圍(根據檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫(xiě))

　　第五條 工作場(chǎng)地

　　乙方在 為甲方提供服務(wù)，并應主動(dòng)接受甲方對工作場(chǎng)地的監督、檢查。

　　第六條 服務(wù)時(shí)間(根據檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫(xiě))

　　第三章 服務(wù)質(zhì)量要求

　　第七條 乙方在整個(gè)服務(wù)過(guò)程中應確保甲方檔案的真實(shí)、完整、可用和安全。

　　第八條 乙方的檔案整理服務(wù)質(zhì)量應滿(mǎn)足以下標準的要求：

　　(1)GB/T 9705 文書(shū)檔案案卷格式

　　(2)GB/T 11921 照片檔案管理規范

　　(3)GB/T 11822 科學(xué)技術(shù)檔案案卷構成的一般要求

　　(4)GB/T 17678.1 CAD電子文件光盤(pán)存儲、歸檔與檔案管理要求 第 一部分：電子文件歸檔與檔案管理

　　(5)GB/T 18894 電子文件歸檔與管理規范

　　(6)GB/T 50323—2001 城市建設檔案著(zhù)錄規范

　　(7)GB/T 50328—2014 建設工程文件歸檔規范

　　(7)DA/T 13 檔號編制規則

　　(8)DA/T 15 磁性載體檔案管理與保護規范

　　(9)DA/T 18 檔案著(zhù)錄規則

　　(10)DA/T 19 檔案主題標引規則

　　(11)DA/T 22 歸檔文件整理規則

　　(12)DA/T 28 國家重大建設項目文件歸檔要求與檔案整理規范

　　(13)DA/T 38 電子文件歸檔光盤(pán)技術(shù)要求和應用規范

　　(14)DA/T 39 會(huì )計檔案案卷格式

　　(15)

　　(16)

　　第九條 乙方的檔案數字化服務(wù)質(zhì)量應滿(mǎn)足以下標準的要求：

　　(1)DA/T 31 紙質(zhì)檔案數字化技術(shù)規范

　　(2)DA/T 43 縮微膠片數字化技術(shù)規范

　　(3)

　　(4)

　　第十條 乙方的其他檔案管理服務(wù)質(zhì)量應滿(mǎn)足國家、行業(yè)相關(guān)標準的要求。

　　第十一條 如果本合同第八、九、十條所提及的標準規范存在相矛盾之處，以甲方的規定或要求為準。

　　第四章 服務(wù)費用與付款方式

　　第十二條 服務(wù)價(jià)格(根據檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫(xiě))

　　第十三條 付款方式(根據檔案服務(wù)項目的具體情況及雙方約定擬寫(xiě))

　　第五章 甲方責任

　　第十四條 甲方應按照本合同第四章約定的金額和付款時(shí)間向乙方支付服務(wù)費用。

　　第十五條 甲方應指定工作人員負責執行本合同，支持和配合乙方的工作，并為乙方完成本合同規定服務(wù)提供必要的條件。

　　第十六條 甲方的委托行為及其他相關(guān)檔案管理行為，須遵守國家法律法規規定。由于甲方違法違規操作造成的損失，責任由甲方承擔。

　　第十七條 甲方須尊重并保護乙方的商業(yè)秘密和知識產(chǎn)權。

　　第六章 乙方責任

　　第十八條 乙方保證已獲取并持有提供本合同規定服務(wù)所必須具備的所有許可證、執照及批文。

　　第十九條 乙方應確保甲方檔案的實(shí)體安全和信息安全，保護國家秘密、甲方商業(yè)秘密和個(gè)人隱私安全，保護甲方的知識產(chǎn)權。

　　第二十條 乙方嚴格按照國家法律法規及與甲方約定的檔案保管條件、業(yè)務(wù)操作程序、服務(wù)質(zhì)量標準，開(kāi)展檔案服務(wù)。

　　第二十一條 乙方應主動(dòng)接受并積極配合檔案行政管理部門(mén)、保密行政管理部門(mén)、甲方上級主管部門(mén)及甲方的業(yè)務(wù)指導、監督和檢查。

　　第二十二條 在本合同有效期內，乙方應每年向甲方提交一次服務(wù)能力自我評估報告或第三方評估報告。評估報告應如實(shí)反映如下內容(包括但不限于)：乙方的股權結構、實(shí)際控制人、關(guān)鍵崗位人員、財務(wù)狀況、重要技術(shù)、重要基礎設施的變化情況，以及突發(fā)事件及處置、業(yè)務(wù)流程管理、質(zhì)量管理、保密管理等方面的情況。

　　第二十三條 乙方應將可能接觸到甲方檔案內容或數據的員工名單向本方備案，未向甲方備案的員工不得接觸到甲方檔案內容或數據，原已備案員工離職也應及時(shí)書(shū)面告知甲方。

　　第二十四條 未經(jīng)甲方書(shū)面授權，乙方不得將本合同服務(wù)內容轉包給第三方公司。如發(fā)現乙方有擅自轉包行為，甲方有權解除合同，并要求乙方承擔違約責任。

　　第七章 保密要求

　　第二十五條 乙方應取得完成本合同服務(wù)所必需的相關(guān)保密資質(zhì)。

　　第二十六條 乙方須與員工簽訂保密協(xié)議或要求員工簽訂保密承諾，確保員工保守國家秘密、甲方商業(yè)秘密或相關(guān)個(gè)人隱私。

　　第二十七條 對于甲方因本合同提供乙方持有或處理的檔案(及其他涉密息或敏感信息)，乙方須采取必要的安全措施，確保其不被損傷、銷(xiāo)毀、丟棄、竊取、刪除、更改、摘抄、公布、出版，不被未經(jīng)甲方同意或授權的組織或個(gè)人接觸、復制、使用。

　　第二十八條 乙方保證在收集、持有、處理或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息)時(shí)，只用于完成本合同規定服務(wù)。

　　第二十九條 乙方保證只允許已向甲方備案的員工因完成本合同規定服務(wù)的需要，而接觸、復制或使用甲方檔案(及其他涉密或敏感信息);并確保接觸、復制或使用該檔案(及其他涉密或敏感信息)的乙方員工接受與乙方同樣的約束。

　　第三十條 乙方未經(jīng)甲方事先書(shū)面許可不得向任何第三方披露甲方檔案(及其他涉密信息或敏感信息);若被國家司法機關(guān)、國家行政管理機關(guān)依法要求披露該檔案(及其他涉密或敏感信息)，須立即通知甲方。

　　第三十一條 乙方不得擅自存留甲方的任何檔案(及其他涉密或敏感信息)或其任何形式的復制件。

　　第三十二條 甲方有義務(wù)保守乙方的商業(yè)秘密，包括但不限于服務(wù)內容、服務(wù)價(jià)格標準、操作流程、技術(shù)方法、軟件系統、儀器設備等。

　　第三十三條 在得知本方員工違反保密規定或協(xié)議，導致對方秘密被泄露時(shí)，甲方或乙方立即采取補救措施，并及時(shí)通知對方。

　　第三十四條 甲方和乙方均應主動(dòng)接受、積極配合保密行政管理部門(mén)、檔案行政管理部門(mén)及其他有關(guān)部門(mén)的保密監督檢查和泄露事件調查取證。

　　第三十五條 本合同第二十四條至第三十四條規定在本合同到期或終止后仍然有效。

　　第八章 知識產(chǎn)權

　　第三十六條 甲方檔案本身所包含的知識產(chǎn)權由原所有人所有。

　　第三十七條 乙方根據本合同規定服務(wù)對甲方檔案進(jìn)行著(zhù)錄、標引、掃描、摘錄、匯編、研究、出版等而產(chǎn)生的知識產(chǎn)權歸甲方所有。

　　第三十八條 由乙方形成的，可脫離于甲方檔案或本合同服務(wù)內容而獨立存在的知識產(chǎn)權，如商標、軟件著(zhù)作權、專(zhuān)利技術(shù)、商業(yè)秘密等，歸乙方所有。

　　第九章 違約責任

　　第三十九條 乙方未按照合同規定提供服務(wù)或服務(wù)質(zhì)量未達要求而導致甲方蒙受經(jīng)濟損失的，乙方應向甲方賠償直接經(jīng)濟損失;

　　第四十條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失、泄密或甲方知識產(chǎn)權被侵害的，乙方應向甲方賠償由此導致的直接經(jīng)濟損失和相應間接經(jīng)濟損失。間接經(jīng)濟損失難以估量的，經(jīng)雙方友好協(xié)商確定，或提交仲裁機構裁決。

　　第四十一條 因甲方原因導致乙方不能按照約定履行合同或乙方知識產(chǎn)權被侵害的，甲方應向乙方賠償由此導致的直接經(jīng)濟損失和相應間接經(jīng)濟損失。

　　第四十二條 由甲方原因造成甲方檔案丟失、損毀或泄密的，由甲方承擔相應責任，乙方配合甲方開(kāi)展調查取證。

　　第四十三條 甲方未按照本合同約定的金額和付款時(shí)間履行付款義務(wù)的，乙方有權要求甲方支付應付而未付的服務(wù)費。每逾期支付一天，甲方應承擔欠付金額 %的違約金;逾期付款超過(guò) 個(gè)月的，乙方有權中止履行合同義務(wù)并解除合同，并要求甲方承擔違約責任。

　　第四十四條 乙方未按照本合同約定的時(shí)間完成服務(wù)內容、交付服務(wù)成果的，甲方有權要求乙方予以賠償。每逾期一天，乙方應賠償甲方合同金額 %的違約金;逾期超過(guò) 個(gè)月的，甲方有權中止或解除合同，并要求乙方承擔違約責任。

　　第四十五條 因乙方原因造成甲方檔案被損毀、丟失或泄密的重大事件，或使甲方檔案面臨嚴重威脅時(shí)，甲方有權解除合同，并要求乙方承擔違約責任。

　　第四十六條 合同有效期內，因不可抗力任一方單方要求解除合同的，需提前 天書(shū)面通知對

　　方。本條款所稱(chēng)“不可抗力”指合同任一方無(wú)法合理控制并導致其無(wú)法履行本合同承諾或義務(wù)的情形。

　　這些情形包括但不限于：(1)天災、地震、干旱、風(fēng)暴、臺風(fēng)、暴風(fēng)雨、暴雨、泥流、塌方、沖垮、爆炸、火災及任何自然災害;(2)戰爭行為、公敵行為、恐怖活動(dòng)、暴動(dòng)、內亂、罷工、惡意損壞、革命、政變、政府干預(包括新法律、法規或法令)。

　　第十章 反商業(yè)賄賂

　　第四十七條 甲乙雙方都清楚并愿意嚴格遵守中華人民共和國反商業(yè)賄賂的法律規定，雙方都清楚任何形式的賄賂和貪瀆行為都將觸犯法律，并將受到法律的嚴懲。

　　第四十八條 甲方或甲方經(jīng)辦人、乙方或乙方經(jīng)辦人均不得向對方、對方經(jīng)辦人、甲方客戶(hù)或其他相關(guān)人員索要、收受、提供、給予合同約定外的任何利益，包括但不限于明扣、暗扣、現金、購物卡、實(shí)物、有價(jià)證券、旅游或其他非物質(zhì)性利益等，但如該等利益屬于行業(yè)慣例或通常做法，則須在合同中明示。

　　第十一章 爭議解決

　　第四十九條 在求助于外部爭議解決機制前，合同雙方應試圖通過(guò)友好協(xié)商解決與本合同相關(guān)的爭議。

　　第五十條 協(xié)商不成，交由被告方所在地仲裁機構裁決或有管轄權的法院處理;爭議的解決適用中華人民共和國法律。

　　第五十一條 即使存在爭議，雙方應繼續大程度地履行各自在本合同下的義務(wù)。

　　第十二章 其他

　　第五十二條 本合同受中華人民共和國法律約束，并依據中華人民共和國法律進(jìn)行解釋。本合同未第五十二條盡事宜，依照有關(guān)法律法規執行;法律法規未做規定的，甲乙雙方可以達成書(shū)面補充協(xié)議。

　　第五十三條 本合同的附錄和補充協(xié)議均為本合同不可分割的組成部分，與本合同具有同等的法律效力。

　　第五十四條 本合同經(jīng)雙方簽字蓋章后生效。

　　第五十五條 本合同一式 份，雙方各執 份，對雙方均具有同等法律效力。

　　甲 方：(蓋章) 　　　　　　　　　　 乙 方：(蓋章)

　　法定代表人/授權代表人：(簽章)　　　　 法定代表人/授權代表人：(簽章)

　　日期： 　　　　　　　　　　　　　　　　　日期：

　　附 錄 C

　　(資料性附錄)

　　承包方員工保密協(xié)議參考條款

　　甲方：╳╳╳╳公司

　　乙方：(員工姓名)(身份證號)

　　甲乙雙方經(jīng)協(xié)調，就乙方在甲方任職期間及離職后保守甲方秘密信息的有關(guān)事項自愿簽訂本協(xié)議。

　　第 一條 本協(xié)議所稱(chēng)甲方秘密信息指任何國家秘密、甲方商業(yè)秘密或屬于第三方(包括但不限于甲方客戶(hù))但甲方負有保密義務(wù)的商業(yè)秘密或其他敏感信息。

　　第二條 乙方在甲方任職期間，須遵守國家的保密法律法規、甲方的保密規章制度和甲方客戶(hù)的保密要求，履行與其工作崗位相應的保密職責。

　　第三條甲方的保密制度未作規定或規定不完善之處，乙方應本著(zhù)謹慎、誠實(shí)的態(tài)度，采取必要、合理的措施，保守其于任職期間知悉或者持有的任何甲方秘密信息。

　　第四條 除履行職務(wù)的需要外，未經(jīng)甲方同意，乙方不得摘抄、復制、泄露、傳播、告知、公布、出版、傳遞、轉讓或者以其他任何方式使任何第三方知悉屬于甲方秘密信息，也不得在履行職務(wù)之外使用這些秘密信息。

　　第五條 乙方所持有或保管的記錄著(zhù)甲方秘密信息的文件、資料、圖表、圖片、筆記、報告、信件、傳真、U盤(pán)、磁盤(pán)、儀器以及其他任何形式的載體，無(wú)論載體所有權屬于何方，乙方應于離職或甲方提出要求時(shí)，上交甲方，且不得將這些載體及復制件擅自保留及交給其他任何人。

　　第六條 乙方同意甲方按甲方客戶(hù)保密要求將乙方相關(guān)個(gè)人信息(限姓名、身份證號、員工編號、職務(wù)與工作崗位、與甲方簽訂勞動(dòng)協(xié)議情況、與甲方簽訂保密協(xié)議情況、無(wú)犯罪記錄證明、離職日期)向客戶(hù)備案。

　　第七條 乙方在甲方任職期間，應主動(dòng)接受、積極配合國家保密行政管理部門(mén)、甲方的保密監督;乙方在甲方任職及離職后，應主動(dòng)接受、積極配合保密行政管理部門(mén)、甲方的泄密事件調查取證。

　　第八條 乙方在甲方任職期間，若違反國家的保密法律法規、甲方的保密規章制度、甲方客戶(hù)的保密要求以及本協(xié)議規定，導致甲方秘密信息泄露的，甲方有權立即解除與乙方的勞動(dòng)關(guān)系，并追究乙方的違約責任。

　　第九條 乙方離職之后，仍對其在甲方任職期間接觸、知悉的秘密信息，承擔如同任職期間一樣的保密義務(wù)。

　　第十條 乙方認可：甲方在支付乙方的工資報酬時(shí)，已考慮了乙方離職后需要承擔的保密義務(wù)，無(wú)須在乙方離職時(shí)另外支付保密費。

　　第十一條 因本協(xié)議而引起的糾紛，如果協(xié)商解決不成，任何一方均有權提起訴訟。

　　第十二條 本協(xié)議一式兩份，甲乙雙方各執一份。自雙方簽字或蓋章之日起生效。

　　甲方(公章)：xx公司 乙方(簽字)：

　　法定代表人/授權代表人(簽章)： 簽訂日期：年 月 日

　　簽訂日期： 年 月 日

　　參 考 文 獻

　　[1] GB/T 24405.1—2009 信息技術(shù) 服務(wù)管理 第1部分：規范

　　[2] GB/T 24405.2—2010 信息技術(shù) 服務(wù)管理 第2部分：實(shí)踐規則

　　[3] 國家標準 信息技術(shù)服務(wù)外包 第1部分：服務(wù)交付保障通用要求(征求意見(jiàn)稿)

　　[4] DB31/T 430—2009 信息技術(shù)外包服務(wù)企業(yè)技術(shù)與管理規范

　　[5] SZDB/Z 78—2013 金融機構信息技術(shù)服務(wù)外包質(zhì)量管理規范

　　[6] 服務(wù)成熟度模型集成(Capability Maturity Model Integration for Services，CMMI-SVC)

　　[7] 信息技術(shù)基礎框架庫(Information Technology Infrastructure Library，ITIL)V3

　　[8] 服務(wù)提供商電子外包能力模型(The eSourcing Capability Model for Service Providers，eSCM-SP)V2.01

　　[9] 中國銀行業(yè)監督管理委員會(huì )銀行業(yè)金融機構信息科技外包風(fēng)險監管指引(銀監發(fā)[2013]5號)

　　[10] 國家檔案局 檔案工作突發(fā)事件應急處置管理辦法(檔函〔2008〕207號)