目前，隨著(zhù)檔案信息化建設步伐的加快，數字化、網(wǎng)絡(luò )化技術(shù)被廣泛應用于檔案管理工作，由于電子檔案信息內容的數字化、文檔處理需求的一體化、電子檔案保存的技術(shù)化及其開(kāi)發(fā)利用的多樣化，致使電子檔案管理呈現出一些新的特性。不僅給檔案工作帶來(lái)了新一輪的挑戰和壓力，同時(shí)也帶來(lái)了的機遇。筆者認為做好電子檔案管理工作應注意處理好以下幾個(gè)問(wèn)題。

　　一、歸檔載體發(fā)生變化，但仍應做好紙質(zhì)文件的歸檔隨著(zhù)辦公自動(dòng)化系統的廣泛應用，文書(shū)檔案的歸檔載體發(fā)生了變化，由原來(lái)單一的紙質(zhì)載體改變?yōu)槟壳暗募堎|(zhì)載體和電子載體并存。但在實(shí)際工作中，仍然要重視紙質(zhì)文件的及時(shí)歸檔。因為目前辦公自動(dòng)化尚未完全普及，更主要是因為電子文件的法律效力問(wèn)題還沒(méi)有徹底解決。雖然電子文件在提供利用上快速方便，且一般不需要查看原件，但紙質(zhì)文件畢竟是檔案的原件，發(fā)揮著(zhù)電子文件尚不能取代的法律憑證作用。因此，不論檔案載體發(fā)生什么變化，紙質(zhì)文件的集中歸檔保存不僅需要，而且顯得更加重要。在今后相當長(cháng)的一個(gè)階段，電子文件和紙質(zhì)文件必須同時(shí)歸檔，同時(shí)立卷，不能因為立卷方式的改變而使歸檔文件有所遺漏，要對紙質(zhì)歸檔文件進(jìn)行必要的整理，以便與電子文件相互呼應，更好地保存和利用。

　　二、加強電子檔案安全管理，提高防范能力由于電子檔案的形式和內容往往是相互分離的，其形式和內容均容易被改動(dòng)，且改動(dòng)后不容易留下痕跡，這給電子檔案的原始性、真實(shí)性增加了困難。另外，網(wǎng)絡(luò )及軟硬件環(huán)境、人為因素等諸多因素都直接或間接影響著(zhù)電子檔案的安全。在實(shí)際工作中確保電子檔案的安全管理，必須抓好以下幾點(diǎn)：一是充分認識電子檔案安全管理工作的重要性和必要性。從思想上，轉變觀(guān)念，層層把關(guān)，層層負責，嚴格管理。提高電子檔案安全防護能力，力爭做到無(wú)授權的用戶(hù)進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了，保證電子檔案的原始性和真實(shí)性。二是必須以國家及地方或行業(yè)相關(guān)標準來(lái)指導工作，特別是針對應長(cháng)期保的紅頭文件等重要文件，必須嚴格操作程序，嚴禁越權辦理，在存儲時(shí)要做好技術(shù)處理。三是要在電子檔案管理系統中建立有效的操作權限管理體系，適當選用加密技術(shù)，保證電子檔案傳輸過(guò)程中的安全。四是加強用戶(hù)口令管理，合理設置口令和更換周期，防止被人盜用，非法上網(wǎng)和越權訪(fǎng)問(wèn)，對文件密級進(jìn)行嚴格管理，同時(shí)要單機操作，專(zhuān)機專(zhuān)用。定期進(jìn)行軟件檢測，做好防火墻及殺毒軟件的安裝等工作。五是認真做好電子檔案數據的備份工作，可根據單位實(shí)際情況選擇是否需要多套備份、是否需要異地存儲等。

　　三、電子檔案應依托技術(shù)力量，加強保存與維護電子檔案的有效保存與維護是一項極其重要而復雜的工作。因而，在對電子檔案的保存與維護過(guò)程中，應在充分考慮環(huán)境、設備、技術(shù)、人員及電子檔案的特點(diǎn)等實(shí)際情況下，統籌設計技術(shù)方案和工作模式，并采取有效措施，以確保電子檔案的安全可靠，使之能夠長(cháng)久地處于可準確提供利用的狀態(tài)，使其在為企業(yè)服務(wù)的過(guò)程中發(fā)揮更大的作用。具體來(lái)說(shuō)需要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：要保證電子檔案的原始性。對于一些較為特殊的電子檔案，必須以原始形成的格式進(jìn)行還原顯示，可采用以下三種方法：

　　一，是保存電子檔案相關(guān)支持軟件，即在保存電子檔案的同時(shí)，將與電子檔案相關(guān)的軟件及整個(gè)系統一并保存，并與電子檔案存儲在一起，恢復時(shí)，使之按本來(lái)的面目進(jìn)行顯示；二是保存原始檔案的電子圖像；三是保存電子檔案的打印輸出件或制成縮微品，因為這是為穩妥的長(cháng)久保存方法。

　　二，要保證電子檔案載體物理上的安全。一般情況下，電子檔案是以脫機方式存儲在磁、光介質(zhì)載體上，所以要建立一個(gè)適合于磁、光介質(zhì)保存的環(huán)境。載體應直立排放，并滿(mǎn)足避光、防塵、防變形的要求，遠離強磁場(chǎng)和有害氣體等，在條件允許下，配備防磁柜等專(zhuān)用設施。

　　三，要保證電子檔案內容邏輯上的準確。電子檔案內容是以數碼形式存儲于各種載體上的，在以后的利用中，必須依賴(lài)于電子計算機軟硬件平臺將電子檔案的內容還原，形成人們能夠直接閱讀的格式進(jìn)行顯示。因此，除對電子檔案本身進(jìn)行很好的保存外，還必須對其所依賴(lài)的技術(shù)及數據結構和相關(guān)定義參數等加以保存，或采用其它方法和技術(shù)加以轉換。

四，要對電子檔案定期進(jìn)行有效的檢測與維護。電子檔案載體很容易受到保存環(huán)境的影響，因此對保存的電子信息要定期進(jìn)行檢測與拷貝，應每半年進(jìn)行一次，并將定期檢驗結果填寫(xiě)在電子檔案管理登記表中，電子檔案封存載體不外借。對于電子檔案的檢測與維護必須嚴格管理，必須建立相應的維護管理日志，并做好維護記錄。

　　四、加強檔案人員管理，提升綜合能力與素質(zhì)電子檔案的管理與紙質(zhì)檔案的管理存在著(zhù)一定的區別，對檔案人員的知識結構要求有很大不同，檔案管理人員應具備的基本素質(zhì)是檔案知識素質(zhì)、計算機能力素質(zhì)、信息資源開(kāi)發(fā)素質(zhì)。電子檔案的歸檔、立卷、整理均在計算機上操作，因此檔案人員的計算機操作能力必須要加強，在實(shí)際工作中既要嚴謹又要細致，要善于統計，善于利用檔案的有效資源，做好專(zhuān)題研究?？傊?，隨著(zhù)當前電子檔案管理工作的不斷深入，對檔案人員提出了新的要求，這就需要檔案人員能夠立足崗位，不斷更新已有的知識，努力提高自身素質(zhì)，以適應檔案工作發(fā)展的需求。