信息數字化的保存與維護問(wèn)題不容忽視保證數字化信息的可用性、可存取性、理解性是信息數字化的建設一項重要的任務(wù)和目標。任何信息的保存、維護在實(shí)際管理工作中都是基礎業(yè)務(wù)建設問(wèn)題，數字化信息更要求注意其數據的保存與維護。因此，強調有效使用信息資源，要保證數據信息的安全性；強調信息數據的可存取數性，保證數據信息格式的標準化、規范化；強調信息數據的可理解性，保證產(chǎn)生數據環(huán)境的完整性。

    數字化的意義：大限度保管和保護庫存檔案實(shí)體安全由于傳統的檔案保存方式一直采用紙張保存和目錄管理，不僅占用了大量的庫存空間，而且利用仍需到庫房，管理成本高，檔案易受損，如紙張發(fā)黃、發(fā)粘、發(fā)脆等。因此目錄級檔案管理并不能從根本上解決檔案原件易損壞等問(wèn)題。實(shí)現檔案數字化管理可以通過(guò)權限控制直接在網(wǎng)上查閱打印，減少了對庫存檔案的調閱次數和復印次數，降低了庫存檔案的老化速度，解決了檔案反復借閱利用和檔案保管的矛盾，從而可以大限度地對庫存檔案進(jìn)行有效的保管和保護，確保檔案實(shí)體安全。

    科學(xué)界定檔案數字化的內容。一方面立足群眾需要，優(yōu)先選擇社會(huì )關(guān)注度高、使用頻率高的檔案進(jìn)行數字化，以滿(mǎn)足社會(huì )利用者對這些檔案信息的需求，充分發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。另一方面立足國土資源事業(yè)長(cháng)遠發(fā)展需要，優(yōu)先選擇具有歷史價(jià)值的珍貴檔案和對長(cháng)遠工作具有指導意義的重要檔案進(jìn)行數字化，充分發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值。同時(shí)，要立足國土門(mén)職能職責，優(yōu)先選擇本地區、本部門(mén)有特色的檔案進(jìn)行數字化，充分發(fā)揮檔案的查考價(jià)值。